Digitoday

Valikko

Business intelligence muuttaa tiedon hyödyksi

Yritysten tiedon määrää on eri aikoina yritetty hallita eri tavoin. Uusin tapa on nimeltään business intelligence.
Yritysten tiedon määrää on eri aikoina yritetty hallita eri tavoin. Uusin tapa on nimeltään business intelligence.

Yritysten tiedon määrä on kasvanut valtavaksi.Tarvittava tieto sijaitsee usein hajanaisissa järjestelmissä ja useissa eri paikoissa, joista tietoa pitäisi pystyä keräämään, jalostamaan ja yhdistämään. Tietoa pitäisi myös analysoida ja käyttää tehokkaasti hyväksi tilanteissa, joissa päätöksentekijöiden määrä kasvaa ja yritykset verkostoituvat.

Työpaikat toimivat erilaisissa verkostoissa monissa eri rooleissa, jotka kaikki edellyttävät luotettavaa tiedonvälitystä. Sama työpaikka saattaa jossain yhteydessä olla asiakas ja jossain toisessa yhteydessä alihankkija tai päämies.

BI on tekniikkaa ja sisältöä

Yritysten tiedon määrää on eri aikoina yritetty hallita eri tavoin. Uusin tietotekniikan menetelmä on nimeltään business intelligence eli BI, jolle ei ole vielä vakiintunut suomenkielistä nimeä. Jotkut puhuvat kankeasti tietämyksenhallinnasta.

Business intelligence tarkoittaa strategiaa, jonka avulla yrityksen valtavasta tietomäärästä pystytään kokoamaan päätöksenteossa tarvittava tieto. Käytännössä BI tarkoittaa tiedon keräämistä ja analysoimista tietotekniikan keinoin. Business intelligence tarkoittaa laajasti ymmärrettynä sekä tiedonhaussa tarvittavaa tekniikkaa että sisältöä.

"Minusta markkina- ja kilpailijaseuranta on kuulemistani suomenkielisistä vaihtoehdoista paras. Se kertoo, mihin järjestelmää eniten käytetään. Joskus puhutaan myös liiketoimintaympäristön analysoinnista", toimitusjohtaja Markko Vaarnas Viva Intelligencestä sanoo.

Tarkoitus saavuttaa kilpailuetua

Tehokkaalla business intelligence -järjestelmällä pyritään ennen kaikkea saavuttamaan kilpailuetua. Pelkkä tiedon kerääminen yrityksen tietojärjestelmiin ei kuitenkaan tuota kilpailuetua, vaan tietoa pitää pystyä myös hyödyntämään tavalla, johon kilpailijoilla ei ole mahdollisuutta.

Toimiva business intelligence -järjestelmä ei vain kokoa tietoa, vaan se pystyy myös yhdistelemään eri tietolähteiden aineistoja ja analysoimaan niitä. Järjestelmän avulla pystytään myös luokittelemaan, laatimaan tilastoja ja laskemaan erilaisia todennäköisyyksiä.

Business intelligence -järjestelmästä pitäisi olla hyötyä ennen kaikkea yrityksen johdolle. Yrityksen johto pystyy järjestelmän antaman tiedon avulla päättämään eri tilanteiden vaatimista ratkaisuista ja arvioimaan eri ratkaisujen riskejä.

Korkealaatuista ja merkityksellistä tietoa

Business intelligence ei sinänsä ole mikään uusi asia. BI eroaa edeltäjistään siinä, että siinä käytettävä tietotekniikka ja ohjelmien käyttöliittymät ovat kehittyneempiä. Nykyään käytetään yleensä Web-selainta, ja useimpia sovelluksia pystyy käyttämään myös etänä.

Yhdysvaltalainen business intelligence -asiantuntija Jonathan Wu määrittelee DM Review -verkkolehdessä business intelligencen prosessiksi, jossa kerätään korkealaatuista ja merkityksellistä tietoa. Analysoimalla tätä tietoa ihmiset pystyvät tekemään sekä johtopäätöksiä että oletuksia.

"Tietoa voi kerätä esimerkiksi metalli- ja kaivosteollisuudesta ottamalla selvää, mitkä yritykset kaivavat ja jalostavat arvometalleja, mitkä yritykset myyvät niitä, ja mitkä tekijät vaikuttavat metalli- ja kaivosteollisuuden tuotteiden menekkiin ja hintojen muodostumiseen. Kerätyn tiedon avulla pystyy muodostamaan selkeän käsityksen metalliteollisuuden toiminnasta sekä siihen liittyvistä riskeistä."

Tietotekniikan aikakautena tiedot kerätään luonnollisesti erilaisista tietojärjestelmistä. Tiedoilla etsitään vastauksia esimerkiksi kysymyksiin, jotka koskevat yrityksen tuotteiden menekkiä ja eniten ostavia asiakkaita.

Pankit pioneereina

Viimeisten kymmenen vuoden aikana yrityksissä on ollut käytössä erilaisia tiedonkeruu- ja raportointijärjestelmiä. Tietokoneella suoritetut eräajot ja niiden perusteella tehdyt analyysit otettiin ensimmäiseksi käyttöön pankeissa ja vakuutuslaitoksissa.

Ensimmäiset tiedonkeruujärjestelmät olivat sen verran monimutkaisia, että vaativat käyttäjikseen tietotekniikka-alan ammattilaisia. Ajot tehtiin yleensä projetityönä ja ainutkertaisina sovelluksina. Laitteet ja ohjelmistot olivat kalliita.

Tiedot esitettiin yleensä jonkinlaisen taulukon muodossa, ja niitä pystyttiin hankkimaan esimerkiksi kokonaismyynnistä, yksittäisen tuotteen myynnistä ja kausimyynnistä. Pidemmälle menevät ja tarkemmat raportit analyyseineen vaativat jo enemmän työtä ja ammattitaitoa.

Valmiisiin sovelluksiin

Seuraavat tiedonkeruujärjestelmät olivat jo niin kehittyneitä, että niiden käyttämiseen ei enää tarvittu ohjelmointitaitoja. Markkinoilla oli jo valmiita sovelluksia, joita sitten räätälöitiin yritysten tarpeita vastaaviksi. Järjestelmien avulla pystyttiin hankkimaan hiukan monipuolisempaa tietoa, kuten asiakkaiden määriä sekä tietoa eniten tai vähiten myydyistä tuotteista.

Seuraavia sovelluksia voidaan nimittää business intelligenceksi, koska niiden avulla tietoja pystyttiin hakemaan yhtä aikaa useammasta kuin yhdestä tietokannasta ja useammasta kuin yhdestä asiasta. Tiedon muokkaaminen luettavaan ja ymmärrettävään muotoon oli myös entistä yksinkertaisempaa.

Nykyisillä business intelligence -sovelluksilla pystytään tekemään moniulotteisia analyyseja, joissa keskitytään esimerkiksi jonkin tuotteen alueelliseen myyntiin. Sovelluksilla pystytään jopa selvittämään tuotteiden, asiakkaiden ja alueiden välisiä jakaumia tai muuttamalla jotakin ehtoa voidaan luoda erilaisia vaihtoehtoisia toteutumismalleja.

Tiedonhallinnan viisi vaihetta

Sähköistä kaupankäyntiä tutkinut yhdysvaltalainen professori Ravi Kalakota on jakanut tiedonhallinnan kehityskaaren viiteen eri jaksoon. Ensimmäisenä olivat niin sanonut ryhmämuistijärjestelmät, joiden tehtävänä oli jakaa tietoa, etsiä parhaita käytäntöjä ja saada työntekijöiden osaaminen näkyviin. Näitä järjestelmiä oli yrityksissä vielä 1990-luvulla, mutta sittemmin niistä on luovuttu, koska edut ovat olleet panostuksiin nähden varsin vähäisiä.

Toisena kehitysvaiheena ovat intranetit ja yritysten omat portaalit, joilla pyritään yhtenäistämään yrityksessä oleva tieto ja saamaan se nähtäväksi WWW-selaimen kautta. Yrityksen keräämä tieto on käyttäjien saatavilla, mutta sitä ei tässä mallissa vielä pystytä täysimääräisesti käyttämään hyväksi.

Tietoverkkojen ja ekstranetien käyttö on Kalakotan mielestä jo lähes puhdasta business intelligencea. Tiedon avoin kulku antaa yhteistyökumppaneille mahdollisuuden tarkkailla toistensa tilanteita, mikä parantaa toimitusketjun luotettavuutta ja tehokkuutta. Esimerkiksi vähittäiskaupalta saatavia tietoja voidaan käyttää hyväksi markkinoinnissa ja uusien tuotteiden suunnittelussa.

Neljännessä kehitysvaiheessa puhutaan jo sähköisestä kaupankäynnistä ja asiakkaiden yksilöllisestä analysoinnista. Viidennessä eli varsinaisessa business intelligencessä tiedon analysointi yhdistetään havainnointiin ja raportointiin. Tieto jaetaan yksilöiden tarpeiden mukaisesti, ja järjestelmään on myös mahdollista asettaa niin sanottuja automaattianalyysejä hälytysrajoineen. Järjestelmä käy tietoja läpi mutta raportoi käyttäjälle vasta silloin, kun annetut hälytysrajat ylittyvät tai alittuvat.

Hyötyä vasta tulevaisuudessa

Business intelligence on sen verran uusi asia, että siitä odotetaan saatavan eniten hyötyä vasta tulevaisuudessa. Market-Vision keväällä 2002 tekemän tutkimuksen mukaan business intelligencellä saavutetut hyödyt ovat vielä vähäisiä. Ratkaisujen täysimääräinen hyödyntäminen ja hyötyjen levittäminen yrityksessä ovat tulevaisuuden tehtäviä.

Tutkimuksesta käy ilmi, että business intelligence -ratkaisuilla pyritään ennen kaikkea tehostamaan toimintaa ja helpottamaan yrityksen strategista suunnittelua. Näihin tavoitteisiin pyritään tiedon laadun ja hallittavuuden sekä yrityksen yleisen reagointikyvyn nopeutumisen kautta. Eri yritysten yhteistyötä käsittelevän tiedon analysoinnista ei ole vielä juuri kokemuksia.

Vastaajat olivat odottaneet business intelligencestä enemmän kuin olivat toistaiseksi saaneet. Tutkimukseen osallistuneet yritykset olivat tyytyväisiä vakioraportoinnin tehostumiseen, joten business intelligencen suuret lupaukset esimerkiksi erilaisista vaihtoehtoisista toimintamalleista ovat ainakin toistaiseksi käytännössä lunastamatta, ja hyödyntäminen keskittyy vielä perinteisen tiedon hallintaan ja raportointiin.

Laadukasta tietoa päätöksentekoon

"Business intelligencellä pyritään saamaan päätöksentekoon entistä laadukkaampaa tietoa", Markko Vaarnas sanoo.

"Hajanaisista, sieltä täältä kootuista tiedonsirpaleista pyritään kokoamaan yhtenäinen kokonaisuus, jonka avulla pystytään paremmin havaitsemaan sekä uhat että mahdollisuudet."

Informaatiovyörystä huolimatta tiedon tarve on kasvanut, koska vyörystä pitää pystyä poimimaan itselle tärkeä ja tarpeellinen tieto. Business intelligencestä on tässä tehtävässä apua.

"Yritykset elävät nykyään jatkuvassa muutoksessa, jossa pitää pysyä mukana. Analysoitu tieto auttaa muutoksen vauhdissa", Vaarnas muistuttaa.

"Uusien liiketoiminta-alueiden uhat ja mahdollisuudet ovat business intelligencen ansiosta helposti nähtävissä. Järjestelmästä on hyötyä myös johtamisessa ja pitkän tähtäyksen suunnittelussa", Vaarnas summaa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Trump heitti heti Obaman verhot ja maton ulos työhuoneestaan – tilalle kultaa, koristekangasta ja Churchill

    2. 2

      Opiskelijatyttöjen seksikkäistä Instagram-kuvista tuli netti-ilmiö – vähäpukeiset kuvat toimivat ponnahduslautana mallin töihin

    3. 3

      Antti Tuiskulta tyhjentävä kommentti hänestä tehdystä Putouksen Abdul Tuisku -hahmosta – tiivisti ensireaktionsa yhteen sanaan

    4. 4

      Muhiiko suussasi tulehdus? Salakavala oireeton infektio voi saada vakavat seuraukset

    5. 5

      Kaikki irti Whatsappista! Tiesitkö jo nämä 9 kätevää kikkaa?

    6. 6

      Uhkaava tilanne tallentui videolle: Pizzerian työntekijä esti ryöstön foliorullalla – ”Sitten otti poliisikin meihin yhteyttä”

    7. 7

      Trumpin neuvonantaja virkaanastujaisten yleisökohusta: Tiedotuspäällikkö antoi ”vaihtoehtoisia faktoja”

    8. 8

      Valioliigan pelaaja joutui hätäleikkaukseen – sai kallonmurtuman kesken ottelun

    9. 9

      Snookerin supertähti Ronnie O’Sullivan teki huikeaa historiaa!

    10. 10

      Madonna selvitti puheitaan Valkoisen talon räjäyttämisestä: ”En kehota väkivaltaan”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Ei herkkohermoisille: Tältä näyttää työuupumus sairaalassa

    2. 2

      Kaikki irti Whatsappista! Tiesitkö jo nämä 9 kätevää kikkaa?

    3. 3

      Erittäin voimakas maanjäristys Tyynellämerellä – magnitudi 7,9

    4. 4

      He ovat uudet Vain elämää -tähdet! Mukana Robin, Irina ja Olli Lindholm

    5. 5

      Jatkosodan kenttäsairaaloiden kauhukuvat eivät unohdu – Sotamaa leikkasi yötä päivää Pervitinin voimalla

    6. 6

      Muhiiko suussasi tulehdus? Salakavala oireeton infektio voi saada vakavat seuraukset

    7. 7

      Rahtilaiva upposi suomalaiskapteenin silmien edessä: aloitti vaativan pelastusoperaation – varustamon toimitusjohtaja: ”Valtavan hieno uroteko”

    8. 8

      Antti Tuiskulta tyhjentävä kommentti hänestä tehdystä Putouksen Abdul Tuisku -hahmosta – tiivisti ensireaktionsa yhteen sanaan

    9. 9

      Obama jätti viime hetkellä Trumpin pöydälle kirjeen – näin aiempien presidenttien viesteissä luki: Älä anna kalkkunoiden lannistaa

    10. 10

      Ilmatasku biljardihuoneessa, ravintona Nutellaa – näin 3 pientä lasta selviytyi lumivyöryn hautaamassa hotellissa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Juo aamulla vettä tyhjään vatsaan – 8 mahtavaa vaikutusta

    2. 2

      Perhe etsii vastausta kammottavaan kuvaan – mitä tai mikä ilmestyi yhtäkkiä yöllä kotipihalla otettuun valokuvaan?

    3. 3

      Serbian seksikkäin laulaja Milica, 25, purskahti korsetistaan ulos kesken keikan – yleisö villiintyi

    4. 4

      Nainen synnytti salaa vessassa – raskaudesta tietämättömät vanhemmat havahtuivat pamaukseen

    5. 5

      Uimapukumalli Chrissy Teigen jakoi rehellisen kuvan reisistään – miehet hämmentyivät: ”Olen katsonut tätä jo minuutin, ja...”

    6. 6

      Yksi kuoli rekan pudottua moottoritieltä Lohjalla – erikoinen tapahtumaketju johti karmeaan turmaan

    7. 7

      Sarjahukuttaja oli palkittu karjatilallinen – sitten tapahtui jotakin

    8. 8

      Dramaattiset kuvat: Myrskypuuska romahdutti rakenteilla olleen, yli 100-neliöisen talon maan tasalle Kuopiossa

    9. 9

      Ei herkkohermoisille: Tältä näyttää työuupumus sairaalassa

    10. 10

      Floridan poliisi julkaisi mykistävän videon rämeeltä – ”Kuka sanoi, että dinosaurukset ovat kuolleet sukupuuttoon?”

    11. Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Trump heitti heti Obaman verhot ja maton ulos työhuoneestaan – tilalle kultaa, koristekangasta ja Churchill

    2. 2

      Opiskelijatyttöjen seksikkäistä Instagram-kuvista tuli netti-ilmiö – vähäpukeiset kuvat toimivat ponnahduslautana mallin töihin

    3. 3

      Antti Tuiskulta tyhjentävä kommentti hänestä tehdystä Putouksen Abdul Tuisku -hahmosta – tiivisti ensireaktionsa yhteen sanaan

    4. 4

      Muhiiko suussasi tulehdus? Salakavala oireeton infektio voi saada vakavat seuraukset

    5. 5

      Kaikki irti Whatsappista! Tiesitkö jo nämä 9 kätevää kikkaa?

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Ei herkkohermoisille: Tältä näyttää työuupumus sairaalassa

    2. 2

      Kaikki irti Whatsappista! Tiesitkö jo nämä 9 kätevää kikkaa?

    3. 3

      Erittäin voimakas maanjäristys Tyynellämerellä – magnitudi 7,9

    4. 4

      He ovat uudet Vain elämää -tähdet! Mukana Robin, Irina ja Olli Lindholm

    5. 5

      Jatkosodan kenttäsairaaloiden kauhukuvat eivät unohdu – Sotamaa leikkasi yötä päivää Pervitinin voimalla

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Juo aamulla vettä tyhjään vatsaan – 8 mahtavaa vaikutusta

    2. 2

      Perhe etsii vastausta kammottavaan kuvaan – mitä tai mikä ilmestyi yhtäkkiä yöllä kotipihalla otettuun valokuvaan?

    3. 3

      Serbian seksikkäin laulaja Milica, 25, purskahti korsetistaan ulos kesken keikan – yleisö villiintyi

    4. 4

      Nainen synnytti salaa vessassa – raskaudesta tietämättömät vanhemmat havahtuivat pamaukseen

    5. 5

      Uimapukumalli Chrissy Teigen jakoi rehellisen kuvan reisistään – miehet hämmentyivät: ”Olen katsonut tätä jo minuutin, ja...”

    6. Näytä lisää