Digitoday

Valikko

Portaali-investointien tuottoa pitää voida mitata

Investoinnin tuottoprosentin selvittäminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä, kun esitellään uuden it-ratkaisun onnistumista liiketoiminnan kannalta. Sen mittaaminen voi kuitenkin olla äärimmäisen hankalaa.
Osa teknologian tuomista eduista kuten kustannusten aleneminen tai prosessien nopeutuminen, on konkreettisia, mutta monia muita, kuten työntekijöiden tyytyväisyyden lisääntymistä, on vaikea esittää arvoina.

Kun määrittelyn kohteena on portaali-investoinnin tuotto, määrittelyongelmat moninkertaistuvat. Portaaleilla on lukuisia tehtäviä, ja ne vaikuttavat niin moneen organisaation osa-alueeseen.

Tehoa toimintoja yhtenäistämällä

Portaalien avulla organisaatiot pääsevät käyttämään tarvitsemiaan tietoja ja sovelluksia internetin kautta. Ne on suunniteltu pääasiassa edistämään toimintatapojen yhtenäistämistä ja lisäämään tehokkuutta.

Tehokkuus tarkoittaa tässä tapauksessa lähinnä ajan ja kustannusten säästöä koko organisaatiossa, mutta epämääräinen hyötyjen linjaaminen ei todennäköisesti vakuuta yrityksen johtokuntaa avaamaan rahahanojaan riittävästi monipuolisen portaaliratkaisun toteuttamiseen.

Johtokunta on helpompi vakuuttaa, jos esitettävissä on kattava analyysi portaalin tarjoamista hyödyistä suhteessa investoinnin arvoon.

Aineellisia ja aineettomia etuja

Portaaliteknologian konkreettisia hyötyjä ovat esimerkiksi:

- Liiketoimintaprosessien parantuminen, mistä seuraa merkittäviä säästöjä liiketoiminnalle, kun yrityksessä toteutetaan itsepalveluun perustuvia HR-järjestelmiä tai haaraliikkeiden/varastojen ja yrityksen pääkonttorin välinen paperiliikenteeseen perustuva tiedonvälitys automatisoidaan

- Henkilöstön koulutuskustannusten pieneneminen yksinkertaistamalla sovellusten käyttöönottoa ja käyttämällä portaalia verkkopohjaisen opiskelun (e-learning) alustana

- Liikevaihdon kasvu, kun avaintiedot (sekä sisäiset että kilpailijatiedot) saadaan välitettyä nopeasti myynti- ja markkinointihenkilöstölle

- Liikevaihdon ja asiakasuskollisuuden kasvu mahdollistamalla asiakkaille itsepalvelutoiminnot ekstranet-portaalien kautta

- Yhteistyön parantuminen ja tutkimus- ja kehitystoiminnan tehostuminen (ja sitä kautta vähemmän epäonnistuneisiin projekteihin liittyviä kustannuksia)

- Vähemmän kustannuksia useiden eri www-infrastruktuurien ylläpitämisestä

Nämä hyödyt ovat sekä merkittäviä että mitattavissa. Tärkeää on myös se, että niitä voidaan arvioida suhteessa käytettävään teknologiaan ja samalla verrata teknologian vaikutusta taloudelliseen tulokseen.

Aineettomia hyötyjä on vaikeampi havainnollistaa. Näitä ovat esimerkiksi:

- Kommunikoinnin parantuminen kaikkien eri osapuolten välillä, mikä johtaa tiedon tehokkaampaan hyödyntämiseen ja vähentää virheitä

- Tyytyväisyyden lisääntyminen oman henkilökunnan, asiakkaiden ja toimittajien piirissä, koska nämä voivat toimia itsenäisemmin saadessaan käyttöönsä enemmän yritystoimintaan liittyviä tietoja ja koska prosessit selkeytyvät

- Henkilökunnan liiketoimintatietoisuus lisääntyy, kun he saavat selkeämmän kuvan omaa organisaatiotaan koskevista yritystoimintaan liittyvistä kysymyksistä ja heillä on enemmän mahdollisuuksia olla itse mukana

- Toimintatapojen yhtenäistyminen koko yrityksessä tiedonsaannin ja yritysviestinnän osalta

- Kilpailuedun puutteet, erityisesti jos kilpailijat käyttävät portaaleja. Organisaatio, jolla ei ole omaa portaalia, saattaa kärsiä, sillä se on muita joustamattomampi toimintatavoissaan ja kykenemätön hyödyntämään käytettävissään olevaa tietoa yhtä nopeasti tai tehokkaasti

- Maineelle koituvat haitat, sillä yritystä ei ehkä koeta eteenpäin suuntautuneeksi tai asiakas-/toimittajakeskeiseksi varsinkaan, jos kilpailijoilla on tarjottavana lisäarvoa antava portaaliratkaisu

- Kauppojen menettäminen, jos tietoa ei jaeta tehokkaasti ja palvelussa on epäjohdonmukaisuutta tai jälkihoito on puutteellista

Laajaan käyttöön


Portaalit ovat pitkän tähtäimen investointeja, ja yrityksien niistä saama tuotto kasvaa sitä mukaa, kun yhä useampia sovelluksia siirretään portaalikäyttöisiksi. Kokonaiskustannukset selkeytyvät portaalin kasvun ja ylläpidon seurauksena.

Onnistuneimpien ja tuottoisimpien käyttöönottoprojektien taustalla on useita tekijöitä. Projektit perustuvat siihen, että niissä tarjotaan käyttöön sovelluksia, jotka hyödyntävät jo olemassa olevia resursseja sen sijaan, että organisaation koko infrastruktuuri ja prosessit korvattaisiin uusilla.

Niissä lähtökohtana ovat käyttäjien tarpeet, ei järjestelmän toiminnallisuus. Portaalit, jotka on suunniteltu tukemaan käyttäjiä ja heidän erityistoimintojaan ja jotka kasvavat toimintavalmiuksiltaan tarpeiden muuttuessa, ovat pitkäaikainen resurssi, joka lisää käyttäjien tuottavuutta koko elinkaarensa ajan.

Mistä löytyy aito arvo?

Kun kaikki edellä oleva otetaan huomioon, miten portaalien käyttöönoton todellinen arvo voidaan perustella johtokunnalle?

Mitattavien ja näytettävien taloudellisten ja ajansäästöön liittyvien etujen ohella kaikkein vakuuttavin tapa osoittaa portaalien arvo ovat käyttäjien lausunnot.

Tämä ”demonstrointi esimerkin voimalla” on kriittinen tekijä, kun päätöksentekijöiden halutaan ymmärtävän täsmälleen se, miten ja miksi portaalit vaikuttavat toimintaan.

Vaikkakin portaalin käytöstä seuraavat aineettomat vaikutukset ovat ehkä merkityksettömiä, jos niitä katsotaan vain yhden käyttäjän kohdalta, antaa samojen hyötyjen kertominen koko organisaatiossa 200:lla tai jopa 20 000:lla aihetta katsella tulosta aivan toiselta kannalta.

Investoinnin tuoton selvittämisen haaste on olennaisen tärkeää siinä orgaanisessa tavassa, jolla portaalit kehittyvät ja kasvavat. Portaalin onnistuminen riippuu paljon sen sisällöstä ja sen käyttäjien taidoista, samoin kuin itse teknologiasta.

Portaalia ei suositella käytettäväksi vain uuden tietosisältöä tarjoavan intranetin rakentamiseen. Sen sijaan on tärkeää hakea mahdollisuuksia parantaa liiketoiminnan prosesseja ja kehittää yhteistyöprojekteja.

Samalla kun konkreettiset tehostamistoimet ovat selvä peruste portaalien käyttöönotolle organisaatiossa, aineettomia hyötyjä ei myöskään pidä unohtaa.

Ominaisluonteensa mukaisesti portaalit kietoutuvat ihmisten toimintatapoihin ja liiketoiminnan prosesseihin aikaa myöten, jolloin niiden kokonaisedut tulevat selvästi esiin.


Ari Pussinen työskentelee BEA Systems Oy:n maajohtajana.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Mikä kaunotar! Ivanka Trump, 35, käänsi katseet vaaleanpunaisessa prinsessapuvussaan

    2. 2

      Juha Mieto joutui antamaan periksi nykyajalle – yhdestä periaatteesta hän ei kuitenkaan luovu ikinä

    3. 3

      Tarjan, 54, tutkinnosta alkoi nöyryyttävä työnhaku – ”Yhtäkään koulutusta vastaavaa työpaikkaa ei tarjottu”

    4. 4

      Tappolistat, agentit, vakoilusatelliitit... 8 salaisuutta, jotka Donald Trump saa tietää virkaan astuttuaan

    5. 5

      IS seurasi hetki hetkeltä: Trumpin ensimmäinen päivä presidenttinä huipentui tanssiaisiin

    6. 6

      6 yleistä virhettä, jotka sinäkin luultavasti teet joka kerta suihkussa

    7. 7

      Trump ja Pence saivat miekan käteen – näin jättikokoisen kakun leikkaaminen sujui

    8. 8

      Kumppaniaan pettänyt listaa: ”Olisinpa tiennyt nämä asiat ennen kuin petin”

    9. 9

      Jorman 11-metrinen Trump-mobiili kiinnosti Washingtonissa – yksi asia sai pastorin murheelliseksi

    10. 10

      Upea Melania Trump varasti huomion tanssiaisissa – presidenttipari tanssi My Wayn tahtiin

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Uimapukumalli Chrissy Teigen jakoi rehellisen kuvan reisistään – miehet hämmentyivät: ”Olen katsonut tätä jo minuutin, ja...”

    2. 2

      IS seurasi hetki hetkeltä: Trumpin ensimmäinen päivä presidenttinä huipentui tanssiaisiin

    3. 3

      Psykologi lataa: ADHD-tyyppisistä oireista suuri osa johtuu vanhemmuuden puutteesta

    4. 4

      Juo aamulla vettä tyhjään vatsaan – 8 mahtavaa vaikutusta

    5. 5

      Serbian seksikkäin laulaja Milica, 25, purskahti korsetistaan ulos kesken keikan – yleisö villiintyi

    6. 6

      6 yleistä virhettä, jotka sinäkin luultavasti teet joka kerta suihkussa

    7. 7

      Haapaveden tragedian sotaveteraani taisteli oikeudessa sairauskorvauksesta – ”Loppuun saakka terävä pää”

    8. 8

      Jasmin Mäntylä poseeraa topless-kuvassa pelkkä pyyhe lanteillaan – lähettää viestin Instagram-seuraajilleen

    9. 9

      Kiusallinen sekaannus Melania Trumpin ja Michelle Obaman välillä – presidenttiparit pyörivät Valkoisen talon portailla hämmentyneinä

    10. 10

      Dramaattiset kuvat: Myrskypuuska romahdutti rakenteilla olleen, yli 100-neliöisen talon maan tasalle Kuopiossa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Juo aamulla vettä tyhjään vatsaan – 8 mahtavaa vaikutusta

    2. 2

      Häikäisevän kaunis morsian! Mika Häkkinen ja Marketa pääsivät poroajelun kyytiin – suloiset lapset mukana

    3. 3

      Mikan ja Marketan rakkaustarina – saksalaislehti paljasti kaunottaren menneisyyden

    4. 4

      Perhe etsii vastausta kammottavaan kuvaan – mitä tai mikä ilmestyi yhtäkkiä yöllä kotipihalla otettuun valokuvaan?

    5. 5

      Serbian seksikkäin laulaja Milica, 25, purskahti korsetistaan ulos kesken keikan – yleisö villiintyi

    6. 6

      Nainen synnytti salaa vessassa – raskaudesta tietämättömät vanhemmat havahtuivat pamaukseen

    7. 7

      Kolme povekasta blondia: Natalie, 45, sekoitetaan jatkuvasti tyttäriinsä – erotatko kuvista kuka on äiti?

    8. 8

      Yksi kuoli rekan pudottua moottoritieltä Lohjalla – erikoinen tapahtumaketju johti karmeaan turmaan

    9. 9

      Dramaattiset kuvat: Myrskypuuska romahdutti rakenteilla olleen, yli 100-neliöisen talon maan tasalle Kuopiossa

    10. 10

      Floridan poliisi julkaisi mykistävän videon rämeeltä – ”Kuka sanoi, että dinosaurukset ovat kuolleet sukupuuttoon?”

    11. Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Mikä kaunotar! Ivanka Trump, 35, käänsi katseet vaaleanpunaisessa prinsessapuvussaan

    2. 2

      Juha Mieto joutui antamaan periksi nykyajalle – yhdestä periaatteesta hän ei kuitenkaan luovu ikinä

    3. 3

      Tarjan, 54, tutkinnosta alkoi nöyryyttävä työnhaku – ”Yhtäkään koulutusta vastaavaa työpaikkaa ei tarjottu”

    4. 4

      Tappolistat, agentit, vakoilusatelliitit... 8 salaisuutta, jotka Donald Trump saa tietää virkaan astuttuaan

    5. 5

      IS seurasi hetki hetkeltä: Trumpin ensimmäinen päivä presidenttinä huipentui tanssiaisiin

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Uimapukumalli Chrissy Teigen jakoi rehellisen kuvan reisistään – miehet hämmentyivät: ”Olen katsonut tätä jo minuutin, ja...”

    2. 2

      IS seurasi hetki hetkeltä: Trumpin ensimmäinen päivä presidenttinä huipentui tanssiaisiin

    3. 3

      Psykologi lataa: ADHD-tyyppisistä oireista suuri osa johtuu vanhemmuuden puutteesta

    4. 4

      Juo aamulla vettä tyhjään vatsaan – 8 mahtavaa vaikutusta

    5. 5

      Serbian seksikkäin laulaja Milica, 25, purskahti korsetistaan ulos kesken keikan – yleisö villiintyi

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Juo aamulla vettä tyhjään vatsaan – 8 mahtavaa vaikutusta

    2. 2

      Häikäisevän kaunis morsian! Mika Häkkinen ja Marketa pääsivät poroajelun kyytiin – suloiset lapset mukana

    3. 3

      Mikan ja Marketan rakkaustarina – saksalaislehti paljasti kaunottaren menneisyyden

    4. 4

      Perhe etsii vastausta kammottavaan kuvaan – mitä tai mikä ilmestyi yhtäkkiä yöllä kotipihalla otettuun valokuvaan?

    5. 5

      Serbian seksikkäin laulaja Milica, 25, purskahti korsetistaan ulos kesken keikan – yleisö villiintyi

    6. Näytä lisää