Digitoday

Valikko

Portaali-investointien tuottoa pitää voida mitata

Investoinnin tuottoprosentin selvittäminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä, kun esitellään uuden it-ratkaisun onnistumista liiketoiminnan kannalta. Sen mittaaminen voi kuitenkin olla äärimmäisen hankalaa.
Osa teknologian tuomista eduista kuten kustannusten aleneminen tai prosessien nopeutuminen, on konkreettisia, mutta monia muita, kuten työntekijöiden tyytyväisyyden lisääntymistä, on vaikea esittää arvoina.

Kun määrittelyn kohteena on portaali-investoinnin tuotto, määrittelyongelmat moninkertaistuvat. Portaaleilla on lukuisia tehtäviä, ja ne vaikuttavat niin moneen organisaation osa-alueeseen.

Tehoa toimintoja yhtenäistämällä

Portaalien avulla organisaatiot pääsevät käyttämään tarvitsemiaan tietoja ja sovelluksia internetin kautta. Ne on suunniteltu pääasiassa edistämään toimintatapojen yhtenäistämistä ja lisäämään tehokkuutta.

Tehokkuus tarkoittaa tässä tapauksessa lähinnä ajan ja kustannusten säästöä koko organisaatiossa, mutta epämääräinen hyötyjen linjaaminen ei todennäköisesti vakuuta yrityksen johtokuntaa avaamaan rahahanojaan riittävästi monipuolisen portaaliratkaisun toteuttamiseen.

Johtokunta on helpompi vakuuttaa, jos esitettävissä on kattava analyysi portaalin tarjoamista hyödyistä suhteessa investoinnin arvoon.

Aineellisia ja aineettomia etuja

Portaaliteknologian konkreettisia hyötyjä ovat esimerkiksi:

- Liiketoimintaprosessien parantuminen, mistä seuraa merkittäviä säästöjä liiketoiminnalle, kun yrityksessä toteutetaan itsepalveluun perustuvia HR-järjestelmiä tai haaraliikkeiden/varastojen ja yrityksen pääkonttorin välinen paperiliikenteeseen perustuva tiedonvälitys automatisoidaan

- Henkilöstön koulutuskustannusten pieneneminen yksinkertaistamalla sovellusten käyttöönottoa ja käyttämällä portaalia verkkopohjaisen opiskelun (e-learning) alustana

- Liikevaihdon kasvu, kun avaintiedot (sekä sisäiset että kilpailijatiedot) saadaan välitettyä nopeasti myynti- ja markkinointihenkilöstölle

- Liikevaihdon ja asiakasuskollisuuden kasvu mahdollistamalla asiakkaille itsepalvelutoiminnot ekstranet-portaalien kautta

- Yhteistyön parantuminen ja tutkimus- ja kehitystoiminnan tehostuminen (ja sitä kautta vähemmän epäonnistuneisiin projekteihin liittyviä kustannuksia)

- Vähemmän kustannuksia useiden eri www-infrastruktuurien ylläpitämisestä

Nämä hyödyt ovat sekä merkittäviä että mitattavissa. Tärkeää on myös se, että niitä voidaan arvioida suhteessa käytettävään teknologiaan ja samalla verrata teknologian vaikutusta taloudelliseen tulokseen.

Aineettomia hyötyjä on vaikeampi havainnollistaa. Näitä ovat esimerkiksi:

- Kommunikoinnin parantuminen kaikkien eri osapuolten välillä, mikä johtaa tiedon tehokkaampaan hyödyntämiseen ja vähentää virheitä

- Tyytyväisyyden lisääntyminen oman henkilökunnan, asiakkaiden ja toimittajien piirissä, koska nämä voivat toimia itsenäisemmin saadessaan käyttöönsä enemmän yritystoimintaan liittyviä tietoja ja koska prosessit selkeytyvät

- Henkilökunnan liiketoimintatietoisuus lisääntyy, kun he saavat selkeämmän kuvan omaa organisaatiotaan koskevista yritystoimintaan liittyvistä kysymyksistä ja heillä on enemmän mahdollisuuksia olla itse mukana

- Toimintatapojen yhtenäistyminen koko yrityksessä tiedonsaannin ja yritysviestinnän osalta

- Kilpailuedun puutteet, erityisesti jos kilpailijat käyttävät portaaleja. Organisaatio, jolla ei ole omaa portaalia, saattaa kärsiä, sillä se on muita joustamattomampi toimintatavoissaan ja kykenemätön hyödyntämään käytettävissään olevaa tietoa yhtä nopeasti tai tehokkaasti

- Maineelle koituvat haitat, sillä yritystä ei ehkä koeta eteenpäin suuntautuneeksi tai asiakas-/toimittajakeskeiseksi varsinkaan, jos kilpailijoilla on tarjottavana lisäarvoa antava portaaliratkaisu

- Kauppojen menettäminen, jos tietoa ei jaeta tehokkaasti ja palvelussa on epäjohdonmukaisuutta tai jälkihoito on puutteellista

Laajaan käyttöön


Portaalit ovat pitkän tähtäimen investointeja, ja yrityksien niistä saama tuotto kasvaa sitä mukaa, kun yhä useampia sovelluksia siirretään portaalikäyttöisiksi. Kokonaiskustannukset selkeytyvät portaalin kasvun ja ylläpidon seurauksena.

Onnistuneimpien ja tuottoisimpien käyttöönottoprojektien taustalla on useita tekijöitä. Projektit perustuvat siihen, että niissä tarjotaan käyttöön sovelluksia, jotka hyödyntävät jo olemassa olevia resursseja sen sijaan, että organisaation koko infrastruktuuri ja prosessit korvattaisiin uusilla.

Niissä lähtökohtana ovat käyttäjien tarpeet, ei järjestelmän toiminnallisuus. Portaalit, jotka on suunniteltu tukemaan käyttäjiä ja heidän erityistoimintojaan ja jotka kasvavat toimintavalmiuksiltaan tarpeiden muuttuessa, ovat pitkäaikainen resurssi, joka lisää käyttäjien tuottavuutta koko elinkaarensa ajan.

Mistä löytyy aito arvo?

Kun kaikki edellä oleva otetaan huomioon, miten portaalien käyttöönoton todellinen arvo voidaan perustella johtokunnalle?

Mitattavien ja näytettävien taloudellisten ja ajansäästöön liittyvien etujen ohella kaikkein vakuuttavin tapa osoittaa portaalien arvo ovat käyttäjien lausunnot.

Tämä ”demonstrointi esimerkin voimalla” on kriittinen tekijä, kun päätöksentekijöiden halutaan ymmärtävän täsmälleen se, miten ja miksi portaalit vaikuttavat toimintaan.

Vaikkakin portaalin käytöstä seuraavat aineettomat vaikutukset ovat ehkä merkityksettömiä, jos niitä katsotaan vain yhden käyttäjän kohdalta, antaa samojen hyötyjen kertominen koko organisaatiossa 200:lla tai jopa 20 000:lla aihetta katsella tulosta aivan toiselta kannalta.

Investoinnin tuoton selvittämisen haaste on olennaisen tärkeää siinä orgaanisessa tavassa, jolla portaalit kehittyvät ja kasvavat. Portaalin onnistuminen riippuu paljon sen sisällöstä ja sen käyttäjien taidoista, samoin kuin itse teknologiasta.

Portaalia ei suositella käytettäväksi vain uuden tietosisältöä tarjoavan intranetin rakentamiseen. Sen sijaan on tärkeää hakea mahdollisuuksia parantaa liiketoiminnan prosesseja ja kehittää yhteistyöprojekteja.

Samalla kun konkreettiset tehostamistoimet ovat selvä peruste portaalien käyttöönotolle organisaatiossa, aineettomia hyötyjä ei myöskään pidä unohtaa.

Ominaisluonteensa mukaisesti portaalit kietoutuvat ihmisten toimintatapoihin ja liiketoiminnan prosesseihin aikaa myöten, jolloin niiden kokonaisedut tulevat selvästi esiin.


Ari Pussinen työskentelee BEA Systems Oy:n maajohtajana.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Perhesyyt eivät painaneet? Mika Salolla teoria Nico Rosbergin lopettamisesta: ”Kukaan ei tajua sitä…”

    2. 2

      Poika ilmestyi kahden aseen kanssa kouluun Utahissa – vanhempien neuvokas toiminta esti mahdollisen kouluampumisen

    3. 3

      Parrakas Jussi69 toipuu keuhkokuumesta – vaikenee huhutusta suhteesta kansanedustajaan: ”Sen näkee sitten televisiosta”

    4. 4

      5-henkisellä opiskelijaperheellä jää elämiseen 680 €/kk – ”Ei haittaa, vaikka valtio leikkaisi”

    5. 5

      Trump kommentoi puhelinkeskustelua Taiwanin presidentin kanssa – teki mielenkiintoisen vertauksen

    6. 6

      Nico Rosberg hylkäsi valtavan summan rahaa

    7. 7

      Ylen päätoimittaja otti yhteen Ruben Stillerin kanssa Pressiklubissa: ”Päädyit omaan ratkaisuusi”

    8. 8

      7 seksineuvoa, jotka olisivat tulleet nuorempana tarpeeseen – naiset kertovat

    9. 9

      Äiti taisteli poikansa puolesta: 21 vuotta sitten teloitettu todettiin syyttömäksi

    10. 10

      Suosikkinäyttelijä kumosi Gilmoren tyttöihin liittyvän huhun: ”Haluan kertoa teille yhden asian”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nainen teki ”pettämistestin” poikaystävälleen – lopputulos ei ilahduttanut, videolla jo 6 miljoonaa katselukertaa

    2. 2

      Nico Rosberg pudotti uutispommin – lopettaa F1-uransa!

    3. 3

      Sampsa muutti perheensä Espanjaan – arki iski pian päin kasvoja: Asunto homeessa, sähkölasku 400 €/kk

    4. 4

      Elli Haloo kommentoi ensimmäistä kertaa VilleGallen suhdepaljastuksia: ”En voi sille mitään”

    5. 5

      Perhesyyt eivät painaneet? Mika Salolla teoria Nico Rosbergin lopettamisesta: ”Kukaan ei tajua sitä…”

    6. 6

      Laine ja McDavid ottivat tulisesti yhteen – ”Piti näyttää kaapin paikka”

    7. 7

      Äiti ajoi lasten kanssa turmapaikan ohi ja suri tuntemattoman perheen tuskaa – uhri olikin lasten isä

    8. 8

      Saara Aallon lauantain X Factor -kappaleet julki – esittää semifinaalissa kaksi jättihittiä

    9. 9

      Eija, 32, huomasi vauvansa olevan erilainen – elämä muuttui pikkuhiljaa painajaiseksi

    10. 10

      Testaa, miten sinkku olet!

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Sorrutko sinäkin aina näihin virheisiin? 4 asiaa, jotka kannattaa jättää väliin ennen seksiä

    2. 2

      Raju huhu Lewis Hamiltonista – ”Se on yksityisasia”

    3. 3

      IS seurasi hetki hetkeltä: Saara Aalto räjäytti pankin – ”Yksi parhaista esityksistä koskaan X Factorissa”

    4. 4

      7 yleisen syövän varhaiset varoitusmerkit – tunnista ajoissa

    5. 5

      Raakel Lignellin raju painonpudotus ja tiukka ruokavalio johtivat pysyviin terveysongelmiin: ”Riistäytyi vähän käsistä”

    6. 6

      Aleksi Valavuori julkaisi matkakuvan Los Angelesista: maisemaotos paljastuikin Ikean sisustustauluksi – some repesi

    7. 7

      Eija, 32, huomasi vauvansa olevan erilainen – elämä muuttui pikkuhiljaa painajaiseksi

    8. 8

      Saara Aalto teki historiallisen tempun – kukaan muu brittien X Factorissa ei ole kyennyt samaan

    9. 9

      Pikkujoulujen seksiakti johti harvinaisen kiusalliseen tilanteeseen oikeussalissa – konkarijuristi avautuu

    10. 10

      Vanha teoria Bodomin murhista nousi taas tapetille – ”Se oli meidän kaikkien käsitys”

    11. Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Perhesyyt eivät painaneet? Mika Salolla teoria Nico Rosbergin lopettamisesta: ”Kukaan ei tajua sitä…”

    2. 2

      Poika ilmestyi kahden aseen kanssa kouluun Utahissa – vanhempien neuvokas toiminta esti mahdollisen kouluampumisen

    3. 3

      Parrakas Jussi69 toipuu keuhkokuumesta – vaikenee huhutusta suhteesta kansanedustajaan: ”Sen näkee sitten televisiosta”

    4. 4

      5-henkisellä opiskelijaperheellä jää elämiseen 680 €/kk – ”Ei haittaa, vaikka valtio leikkaisi”

    5. 5

      Trump kommentoi puhelinkeskustelua Taiwanin presidentin kanssa – teki mielenkiintoisen vertauksen

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Nainen teki ”pettämistestin” poikaystävälleen – lopputulos ei ilahduttanut, videolla jo 6 miljoonaa katselukertaa

    2. 2

      Nico Rosberg pudotti uutispommin – lopettaa F1-uransa!

    3. 3

      Sampsa muutti perheensä Espanjaan – arki iski pian päin kasvoja: Asunto homeessa, sähkölasku 400 €/kk

    4. 4

      Elli Haloo kommentoi ensimmäistä kertaa VilleGallen suhdepaljastuksia: ”En voi sille mitään”

    5. 5

      Perhesyyt eivät painaneet? Mika Salolla teoria Nico Rosbergin lopettamisesta: ”Kukaan ei tajua sitä…”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Sorrutko sinäkin aina näihin virheisiin? 4 asiaa, jotka kannattaa jättää väliin ennen seksiä

    2. 2

      Raju huhu Lewis Hamiltonista – ”Se on yksityisasia”

    3. 3

      IS seurasi hetki hetkeltä: Saara Aalto räjäytti pankin – ”Yksi parhaista esityksistä koskaan X Factorissa”

    4. 4

      7 yleisen syövän varhaiset varoitusmerkit – tunnista ajoissa

    5. 5

      Raakel Lignellin raju painonpudotus ja tiukka ruokavalio johtivat pysyviin terveysongelmiin: ”Riistäytyi vähän käsistä”

    6. Näytä lisää