Digitoday

Valikko

Yritysten digitaaliset aineistot valuvat hukkaan

Lähes kaksi kolmasosaa ruotsalaisista viranomaisorganisaatioista ja pörssiyhtiöistä on laatinut digitaalisen aineistonsa arkistointisuunnitelmat, mutta alle neljännes on huolehtinut myös datan arkistoinnista, ilmenee Proact Swedenin tallennusbarometrista.
Barometrin mukaan 70 prosenttia Ruotsin viranomaisista ja 59 prosenttia Ruotsin pörssiyhtiöistä on laatinut ohjeet ja säännöt siitä, mitä aineistoja ja tietoja tulee säilyttää ja kuinka kauan. Kuitenkin vain 22 prosentilla vastaajista on käytössään it-pohjainen arkistointiratkaisu digitaaliselle aineistolle, kuten sähköposteille ja tiedostoille. Yli puolet vastaajista ei myöskään suunnittele tällaisen ratkaisun hankkimista.

– En usko, että tilanne on Suomessa yhtään parempi. Parhaiten tiedon oikeasta arkistointitavasta tietää liiketoimintajohto, mutta sillä on harvoin halua asiaan paneutumiseen. Yksi merkittävä parannus olisi liiketoiminnan kanssa tiiviisti työskentelevä tiedon arvottaja, joka luokittelisi dataa päätyönään, toteaa Proact Finlandin toimitusjohtaja Osmo Laita.  

Vaikeaa löytää
vanha asiakirja


Neljä kymmenestä vastaajasta arveli, että henkilöstön on vaikea löytää yli viisi vuotta vanha digitaalinen asiakirja yrityksen järjestelmistä. Yhtä lailla vastaajat uskoivat, että työntekijöillä on työn kannalta keskeistä tietoa tallessa vain omassa sähköpostissaan.

Ruotsissa puolet barometriin osallistuneista organisaatioista oli jättänyt digitaalisen arkistoinnin pelisääntöjen määrittämisen it-osaston tehtäväksi.
Tämä on Proactin mukaan erityisen riskialtis ratkaisu, koska it-asiantuntijat ovat harvoin perillä arkistointilainsäädännöstä ja yrityksen kannalta olennaisen tiedon määrittelystä.

Tallennusbarometri tehtiin vuoden 2008 lopulla puhelinhaastatteluna sadalle satunnaisesti valitulle pörssiyhtiölle ja julkishallinnon organisaatiolle Ruotsissa.

Kysymykset osoitettiin it-johtajille. Yli neljännes tutkituista organisaatioista työllisti yli 500 henkilöä.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      194-senttisen suomalaisen teinitytön temppu hätkäytti NBA-leirillä – valmentaja: ”Häntä yritetään repiä joka paikkaan”

    2. 2

      Jumboksi jääneeltä Hanna Sumarilta kova purkaus TTK:sta – koki karvaan pettymyksen: ”Tulin tosi surulliseksi”

    3. 3

      Poliisi Sastamalan kaksoissurmasta: Tekoa edelsi perheriita

    4. 4

      Näin suomalainen mies putoaa työelämästä – ”Ajatellaanko todella, että ihmiset haluavat elää tuilla?”

    5. 5

      Tiesitkö tällaisen vakuutuspykälän olemassaolosta? – ”Yleinen väärinkäsitys”

    6. 6

      Nokian tapon yritys: Sängyn alta löytynyt 17-vuotias uhri kriittisessä tilassa – ”Tällä hetkellä tyttöä ei voi missään tapauksessa kuulla”

    7. 7

      Emily Ratajkowskin, 25, alastonkuvat vuotivat julkisuuteen – hakkeri anasti kohukaunottaren intiimit otokset

    8. 8

      Tamburiinijumppa, kylmä lusikka, avopöntöt, laulukoe ja 17 muuta koulutraumaa

    9. 9

      Muistatko missä kävit eilen tai viime viikolla? Yksi verkkosivu tietää kaiken

    10. 10

      Maria Veitola ihmettelee Saara Aallon ja Meri-rakkaan suhteen työnjakoa – Saara tuo rahat, Meri hoitaa kodin

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Stubb opetti Trumpille faktoja Ruotsista – viesti sytytti kiivaan keskustelun

    2. 2

      Bill Gates varoittaa: Tähän uhkaan ihmiskunta ei ole varautunut riittävästi, kymmenien miljoonien henki vaarassa

    3. 3

      Riipaiseva video: Mies kosi tyttöystäväänsä täydessä ostoskeskuksessa – romanttinen ele päättyi järkyttävään nöyryytykseen

    4. 4

      Poliisi IS:lle: Tila-auto törmäsi ilmeisesti tahallaan, teinien mopoauto kohteeksi sattumalta

    5. 5

      Maria Veitola mykistyy Saara Aallon prinsessamaailmasta: ”Onko Saara minkä asteen hörhö”

    6. 6

      Nokian tapon yrityksestä epäilty 18-vuotias valehteli poliisille: kengät eteisessä herättivät huomion – ”Tyttö on edelleen sairaalassa”

    7. 7

      Taistelu potilaiden oikeuksista: Parantumattomasti sairas Jari, 54, aikoo vaarantaa terveytensä, jos hallitus ei peru päätöstään

    8. 8

      JVG oli kolmella abiristeilyllä peräkkäin – VilleGalle, 29, huomannut muutosta nuorison käytöksessä

    9. 9

      Kirsi Alm-Siiran muodokkaat sääret villitsivät Helena Ahti-Hallbergin: ”Vau, mitkä kintut sulla on!”

    10. 10

      Poliisi Sastamalan kaksoissurmasta: Tekoa edelsi perheriita

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Prisman kassamyyjä sai pyörätuolimiehen itkemään Helsingissä – jonossa ollut Jatta riensi apuun: ”Olin niin kiukkuinen”

    2. 2

      Takavuosien seksisymboli Outi Alanen 50 vuotta – katosi tv:stä eikä saa näyttelijän töitä: ”En kuulu hyvä veli -verkostoon”

    3. 3

      Tutkijat tekivät pelottavan löydön merenpohjasta 10 kilometrin syvyydestä

    4. 4

      Kauniin naisen tavallisen näköisestä Instagram-kuvasta yllättäen nettihitti: ”Kaikkien aikojen traagisin otos”

    5. 5

      MTV: Saara Aalto kärsii kiusallisesta ja kivuliaasta naistentaudista: ”Ei parannuskeinoa”

    6. 6

      Pekka Vähäsöyrinki tunnusti Mika Myllylän haudalla, milloin dopinginkäyttö alkoi: ”Siinä hetkessä annoin periksi”

    7. 7

      Nuori mies jäi kiinni pettämisestä nololla tavalla – typerä töppäys sosiaalisessa mediassa kavalsi

    8. 8

      Kanadan hurmuriministeri sai Ivanka Trumpin pasmat sekaisin – flirttaileva kuva leviää vauhdilla

    9. 9

      Jasse-vauva lakkasi hengittämästä, isä ei epäröinyt hetkeäkään – ”Hän rakasti meidän pojan henkiin”

    10. 10

      Stubb opetti Trumpille faktoja Ruotsista – viesti sytytti kiivaan keskustelun

    11. Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      194-senttisen suomalaisen teinitytön temppu hätkäytti NBA-leirillä – valmentaja: ”Häntä yritetään repiä joka paikkaan”

    2. 2

      Jumboksi jääneeltä Hanna Sumarilta kova purkaus TTK:sta – koki karvaan pettymyksen: ”Tulin tosi surulliseksi”

    3. 3

      Poliisi Sastamalan kaksoissurmasta: Tekoa edelsi perheriita

    4. 4

      Näin suomalainen mies putoaa työelämästä – ”Ajatellaanko todella, että ihmiset haluavat elää tuilla?”

    5. 5

      Tiesitkö tällaisen vakuutuspykälän olemassaolosta? – ”Yleinen väärinkäsitys”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Stubb opetti Trumpille faktoja Ruotsista – viesti sytytti kiivaan keskustelun

    2. 2

      Bill Gates varoittaa: Tähän uhkaan ihmiskunta ei ole varautunut riittävästi, kymmenien miljoonien henki vaarassa

    3. 3

      Riipaiseva video: Mies kosi tyttöystäväänsä täydessä ostoskeskuksessa – romanttinen ele päättyi järkyttävään nöyryytykseen

    4. 4

      Poliisi IS:lle: Tila-auto törmäsi ilmeisesti tahallaan, teinien mopoauto kohteeksi sattumalta

    5. 5

      Maria Veitola mykistyy Saara Aallon prinsessamaailmasta: ”Onko Saara minkä asteen hörhö”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Prisman kassamyyjä sai pyörätuolimiehen itkemään Helsingissä – jonossa ollut Jatta riensi apuun: ”Olin niin kiukkuinen”

    2. 2

      Takavuosien seksisymboli Outi Alanen 50 vuotta – katosi tv:stä eikä saa näyttelijän töitä: ”En kuulu hyvä veli -verkostoon”

    3. 3

      Tutkijat tekivät pelottavan löydön merenpohjasta 10 kilometrin syvyydestä

    4. 4

      Kauniin naisen tavallisen näköisestä Instagram-kuvasta yllättäen nettihitti: ”Kaikkien aikojen traagisin otos”

    5. 5

      MTV: Saara Aalto kärsii kiusallisesta ja kivuliaasta naistentaudista: ”Ei parannuskeinoa”

    6. Näytä lisää