Asiakirjat - uhkavai mahdollisuus?

Yritykset tuhlaavat tällä hetkellä suuria summia tehottomaan asiakirjojen pyörittämiseen ja varastointiin. Työntekijöiden irtisanomiset ja muut kustannustehokkuuteen tähtäävät toimenpiteet ovat olleet yritysten ratkaisu tehottomuuden karsimiseen.

Työpaikoilla kuitenkin kuluu yhä enemmän aikaa tiedon ja dokumenttien etsimiseen, luomiseen sekä tulostamiseen sen sijaan, että voitaisiin keskityttyä itse työn tekemiseen. Tehokkaalla asiakirjahallinnalla voidaan parantaa tehokkuutta, tuottavuutta ja kustannusten hallintaa organisaation sisällä.

Kansainvälinen tutkimuslaitos IDC tutki äskettäin Xeroxin toimeksiannosta yritysten asiakirjojen hallintaa. Yksi tutkimuksen tuloksista oli, että tehoton asiakirjahallinta uhkaa hidastaa liiketoimintojen kehittämistä. Asia, mitä useimmat yritykset Euroopassa pitävät tarpeellisena tehokkuuden saavuttamiseksi.

IDC:n raportti paljastaa myös, että johtajista 82 prosenttia pitää asiakirjoja yrityksensä kriittisinä menestystekijöinä. Huolimatta asiakirjojen kiistattomasta tärkeydestä yrityksen menestymiselle heikko asiakirjojen hallinta on syynä siihen, että 90 prosenttia yrityksistä ei pysty arvioimaan asiakirjojen kustannuksia.

Asiakirjahallinnan merkitystä tehokkuuden ja säästöjen saavuttamiseksi ei vielä täysin ymmärretä, vaikka yli puolet vastaajista kertoi tuottavuuden ja kannattavuuden olevan yksi kolmesta tärkeimmästä liiketoiminnan tavoitteesta.

Lisäksi tiedetään, että johto viettää noin 45 prosenttia ajastaan erilaisten asiakirjojen parissa. Tämä antaa aihetta olettaa, että yritysten kustannusten karsimiseen on vielä uusia mahdollisuuksia.

Yritysten on kiinnitettävä enemmän huomiota asiakirjaprosesseihin, mikä on merkittävä keino tuottavuuden ja kannattavuuden parantamiseksi.

Kirjoittaja työskentelee Xerox Oy:n toimitusjohtajana

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      ”Alkaako miesten katoaminen työvoimasta jo lapsuudessa?”

    2. 2

      Konkarisijoittaja Tom Tukiainen, 59, pani 100 000 euroa riskillä turvapaikanhakijoihin

    3. 3

      USU: Kaavailtu muutos asuntolainakattoon herätti huolen – ”Ei nuorella ole kesämökkiä myytäväksi”

    4. 4

      Nyt puhuu Go! Aviationin ex-työntekijä: Syttyi käsittämätön ilmiriita

    5. 5

      Brittilehti hehkuttaa suomalaista perustulokokeilua – ongelmia kaksi

    6. 6

      Ford pelasi uhkapeliä Venäjän markkinalla, ja se alkoi kannattaa

    7. 7

      Sunnuntaisuomalainen: Pimeä passikauppa näkyy Suomessa

    8. 8

      Näkökulma: Sijoittajalla huolestuttavan houkuttelevat tulevaisuuden näkymät

    9. 9

      Sunnuntailisistä nautittu 100 vuotta – joko riittää?

    10. 10

      Merkel kuittaili Trumpille iPhoneista ja saksalaisautoista

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nyt puhuu Go! Aviationin ex-työntekijä: Syttyi käsittämätön ilmiriita

    2. 2

      Konkarisijoittaja Tom Tukiainen, 59, pani 100 000 euroa riskillä turvapaikanhakijoihin

    3. 3

      Näkökulma: Sijoittajalla huolestuttavan houkuttelevat tulevaisuuden näkymät

    4. 4

      ”Alkaako miesten katoaminen työvoimasta jo lapsuudessa?”

    5. 5

      Sunnuntaisuomalainen: Pimeä passikauppa näkyy Suomessa

    6. 6

      USU: Kaavailtu muutos asuntolainakattoon herätti huolen – ”Ei nuorella ole kesämökkiä myytäväksi”

    7. 7

      Brittilehti hehkuttaa suomalaista perustulokokeilua – ongelmia kaksi

    8. 8

      Kerrostaloasuntojen rakentamisessa hurja tahti – kuin 1970-luvun maaltamuuton aikaan

    9. 9

      Merkel kuittaili Trumpille iPhoneista ja saksalaisautoista

    10. 10

      Ford pelasi uhkapeliä Venäjän markkinalla, ja se alkoi kannattaa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Sunnuntailisät pois, työpäivän pituus 12 tuntiin? ”Tehdään työtä silloin, kun sitä on”

    2. 2

      Yle: Kirjeessä koteihin jaettu oikea seteli hämmentää suomalaisia – osa palauttaa, vaikkei tarvitsisi

    3. 3

      ABC-asemien S-bonus muuttuu – ”Aion äänestää jaloillani”

    4. 4

      50 000 miestä parhaassa iässä ei tee töitä tai opiskele – ”Mitä heille tapahtui?”

    5. 5

      ”Kesämökkejä alkaa olla riesaksi asti” – FK ei halua, että omaisuutta pantataan perinnöksi

    6. 6

      Sunnuntailisistä nautittu 100 vuotta – joko riittää?

    7. 7

      Katsastuksiin ehdotetaan tiukennuksia – ”Turhia kustannuksia autoilijalle”

    8. 8

      Julkkisten rahoittaman lentoyhtiön kassasta katosi satoja tuhansia euroja – hakeutuu nyt konkurssiin

    9. 9

      Kuin bensaa ostaisi: Forssassa aloittaa myyjätön kauppa

    10. 10

      Sähköyhtiö kuivasi järven – jopa kaksi miljoonaa kalaa kuoli

    11. Näytä lisää