Tehokas ostaja valmistaaedullisemmin

Yksiköiden välisellä hankintayhteistyöllä voi säästää paljon sekä työtä että rahaa.

Monella yrityksellä on mahdollisuus leikata merkittävä siivu kustannuksista hankintatoimintaa tehostamalla. Tähän tosiasiaan havahtui myös Patria pari vuotta sitten.

– Emme käyttäneet konsernin mahdollistamia mittakaavaetuja, joita hankinnoissa olisi ollut saatavilla. Eri yksiköt tekivät päällekkäistä työtä ja saatoimme käydä monet eri neuvottelut saman tavarantoimittajan kanssa, kuvailee tuolloista tilannetta Patria Aviationin talousjohtaja Jouni Majuri.

Jos suuren konsernin yksiköt hoitavat täysin itse hankintansa, voi syntyä monenlaisia tehottomuuskustannuksia. Yksiköiden pienet hankintaerät tulevat kalliimmiksi kuin keskitetysti hoidetut. Keskimääräinen laskun koko pienenee ja laskujen lukumäärä kasvaa, mikä lisää kustannuksia. Päällekkäistä työtä syntyy monessa kohdassa ja hankinnan strategiseen suunnitteluun jää vähemmän aikaa.

Hankintatoiminnan kehittäminen jää usein vähemmälle huomiolle yrityksissä, kun johdon aika menee myyntiponnisteluihin ja tuotannon organisoimiseen. Suomalaisyrityksissä tehty selvitys osoittaa, että puolet yrityksistä ei pidä hankintaa strategisesti merkittävänä asiana eikä johto useinkaan edes seuraa hankintaan liittyviä mittareita.

– Kuitenkin hankinnat edustavat monessa yrityksessä noin puolta liikevaihdosta. Jos siitä saa prosentin säästettyä, on saatu paljon aikaan, sanoo hankintaa koskevan selvityksen tehneen konsulttiyhtiö LaatusuhdeSuomi Oy:n toimitusjohtaja Riku Venhola.

Patrialle hankintatoiminnan kehittämisprojekti on tuottanut jo tässä vaiheessa miljoonaluokan vuosittaiset hyödyt, vaikka kehittämisprojekti on vielä kesken.

Ensimmäiseksi yritykseen rakennettiin hankintatiimi, johon tuli edustajia konsernin kaikista liiketoimintaryhmistä. Tiimin tehtävänä on koordinoida ja kehittää konsernin hankintatoimintaa. Hankintatiimin tavoitteena on muun muassa helpottaa yhteistyötä liiketoimintojen välillä ja monistaa hyviä toimintatapoja liiketoiminnasta toiseen.

– Osa yksiköistä oli pidemmällä hankinta-ajattelussaan, kun taas toisilla oli enemmän kehittämistarvetta. Hankintatiimin avulla parhaita toimintatapoja voitiin siirtää yksiköistä toisiin, sanoo Majuri.

Kehittämisprojektin alkuvaiheessa Patria teki konsulttien avustuksella kattavan selvityksen hankintojen nykytilasta. Selvitystä varten haastateltiin asiakkaita ja tavarantoimittajia sekä kerättiin monenlaista dataa. Selvitys osoitti muun muassa, että tavarantoimittajilla ei ollut selkää käsitystä Patrian rakenteesta ja toimintatavoista.

– He eivät kokeneet Patriaa yhtenä kokonaisuutena. Joidenkin kanssa toimituksia mietittiin vuositasolla, toiset hakivat joka tapahtumalle alinta hintaa. Toimittajat olisivat luonnollisesti halunneet syvällisempää yhteistyötä, sanoo Majuri.

Selvityksen perusteella hankintatiimi rakensi strategian ja toimenpideohjelman asioiden kehittämiseksi.

Yhtiössä oivallettiin, että hankintojen yhtenäistäminen ei voi tarkoittaa, että kaikki hankinnat hoidetaan keskitetysti. Esimerkiksi panssariajoneuvoissa ja lentokoneissa on melkoisen paljon erilaisia komponentteja, jolloin yhteishankinnoilla ei saavuteta suuria hyötyjä.

Patria jakoikin hankinnat kahteen osaan. Ydinhankinnoista yhtiön liiketoiminnat vastaavat jatkossakin itsenäisesti, mutta samalla ne huomioivat mahdolliset synergiaedut muiden kanssa.

Sen sijaan tukihankinnat yhtiössä koordinoidaan konsernitasoisesti. Tukihankinnat koskevat esimerkiksi polttoaineita, huolintaa, koulutusta, työvaatteita ja sähkötarvikkeita.

Konsernitasoinen hankinta ei siirrä ostotöitä Helsingissä toimivaan konsernihallintoon.

– Konsernitasoinen hankinta tarkoittaa tässä tapauksessa, että kunkin tuotteen tai palvelun sopimusneuvottelut hoitaa pääsääntöisesti se Patrian bisnes, jolla on suurin ostovolyymi, Majuri selventää.

Kun yksi liiketoimintaryhmä on neuvotellut hinnat ja muut toimitusehdot, voivat muut hoitaa tilauksensa rutiiniluonteisesti ilman erillisiä neuvotteluita.

Tehokas hankinta edellyttää kattavaa tietoa nykytilanteesta. Laatusuhde Suomen selvityksessä lähes 80 prosenttia yrityksistä katsoi saavansa riittävästi tietoa ostoistaan sopimustoimittajilta. Siitä huolimatta yli puolet yrityksistä ei seurannut ostoja koskevia mittareita.

Jos ostoja ei seurata, ei yrityksessä ole välttämättä kuvaa siitä, ketkä kaikki yhtiölle toimittavat tavaraa ja millä hinnoilla. Pahimmillaan sama tavarantoimittaja voi veloittaa samasta tuotteesta eri hintaa eri yksiköistä.

– Meilläkin tällaisia tapauksia oli. Silloin ei auta syyttää toimittajaa, vaan pitää katsoa itseä peiliin, sanoo Majuri.

Nyt Patria on koonnut yhteen toimittajatiedon, josta näkyy paljonko kukin liiketoiminta on ostanut tuotteita. Lähes kaikki tiedot ovat jokaisen patrialaisen nähtävillä yhtiön intranetissä.

Vasta hyvän seurannan ja riittävien mittareiden avulla yritys pystyy arvioimaan oman hankintatoimintansa tehokkuutta. Ilman seurantaa toiminta perustuu pikemminkin mielikuviin.

– Yritys saattaa itse uskoa saavuttaneensa varastotasoissa huipputason, mutta ne saadaan kuitenkin puolittumaan hankinnan tehokkuutta kehittämällä, sanoo Riku Venhola.

Yhteisen hankintatoiminnan yhtenä tavoitteena on karsia tavarantoimittajien määrää ja keskittää hankintoja merkittävimmille toimittajille. Näin syntyy kustannussäästöjä ja myös aito mahdollisuus kehittää toimintaa toimittajien kanssa.

Avaintoimittajien löytämiseksi Patria on luokitellut toimittajat taloudellisen ja strategisen merkityksen perusteella. Samalla yhtiö rakensi periaatteet siitä, millaisten toimittajien kanssa yhtiöllä pitää olla Patria-tasoinen toimittajasopimus. Nyt tällaisia tavarantoimittajia on 125 kappaletta.

Samalla yhtiö on laatinut yhteisen sopimuslomakkeen, jonka ansiosta hankintaehdot ovat yhteiset kaikissa bisneksissä. Tälläkin säästyy suuri määrä työtä, kun lakimiesten ei tarvitse tulkita jokaista sopimusta erikseen.

Seuraavaksi Patrialla on edessään toimittajien sertifiointi, reklamaatiokäytäntöjen yhdistäminen ja sähköisen hankinnan kehittäminen.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      ”Alkaako miesten katoaminen työvoimasta jo lapsuudessa?”

    2. 2

      Brittilehti hehkuttaa suomalaista perustulokokeilua – ongelmia kaksi

    3. 3

      Sunnuntaisuomalainen: Pimeä passikauppa näkyy Suomessa

    4. 4

      Nyt puhuu Go! Aviationin ex-työntekijä: Syttyi käsittämätön ilmiriita

    5. 5

      Kerrostaloasuntojen rakentamisessa hurja tahti – kuin 1970-luvun maaltamuuton aikaan

    6. 6

      Merkel kuittaili Trumpille iPhoneista ja saksalaisautoista

    7. 7

      Näkökulma: Sijoittajalla huolestuttavan houkuttelevat tulevaisuuden näkymät

    8. 8

      Näin korkojen nousu näkyisi asuntomarkkinoilla – iskisi ensin pieniin asuntoihin

    9. 9

      Kommentti: Pitkäaikaistyöttömyys laskee, Sipilä väitti – tilastoharhan takaa paljastuu karu totuus

    10. 10

      50 000 miestä parhaassa iässä ei tee töitä tai opiskele – ”Mitä heille tapahtui?”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nyt puhuu Go! Aviationin ex-työntekijä: Syttyi käsittämätön ilmiriita

    2. 2

      Merkel kuittaili Trumpille iPhoneista ja saksalaisautoista

    3. 3

      Uutissuomalainen: Finlayson suuttui uusnatsistisen verkkokaupan myynnistä

    4. 4

      Näkökulma: Sijoittajalla huolestuttavan houkuttelevat tulevaisuuden näkymät

    5. 5

      Ikea pahoittelee mokaansa – israelilaiskatalogi esittelee kotia ilman naisia ja tyttöjä

    6. 6

      Sunnuntaisuomalainen: Pimeä passikauppa näkyy Suomessa

    7. 7

      Näin korkojen nousu näkyisi asuntomarkkinoilla – iskisi ensin pieniin asuntoihin

    8. 8

      Kommentti: EK mullisti Suomen – ja antoi ”syötön Sdp:n lapaan”

    9. 9

      Kerrostaloasuntojen rakentamisessa hurja tahti – kuin 1970-luvun maaltamuuton aikaan

    10. 10

      Julkkisten rahoittaman lentoyhtiön kassasta katosi satoja tuhansia euroja – hakeutuu nyt konkurssiin

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Sunnuntailisät pois, työpäivän pituus 12 tuntiin? ”Tehdään työtä silloin, kun sitä on”

    2. 2

      Yle: Kirjeessä koteihin jaettu oikea seteli hämmentää suomalaisia – osa palauttaa, vaikkei tarvitsisi

    3. 3

      ABC-asemien S-bonus muuttuu – ”Aion äänestää jaloillani”

    4. 4

      ”Kesämökkejä alkaa olla riesaksi asti” – FK ei halua, että omaisuutta pantataan perinnöksi

    5. 5

      50 000 miestä parhaassa iässä ei tee töitä tai opiskele – ”Mitä heille tapahtui?”

    6. 6

      Asuntokaupan 10 vaaran merkkiä – näin vältät astumasta miinaan

    7. 7

      Sunnuntailisistä nautittu 100 vuotta – joko riittää?

    8. 8

      Katsastuksiin ehdotetaan tiukennuksia – ”Turhia kustannuksia autoilijalle”

    9. 9

      Julkkisten rahoittaman lentoyhtiön kassasta katosi satoja tuhansia euroja – hakeutuu nyt konkurssiin

    10. 10

      Kuin bensaa ostaisi: Forssassa aloittaa myyjätön kauppa

    11. Näytä lisää