Organisaation muisti

Knowledge management eli tiedon hallitseminen ja johtaminen ovat uusia tietoyhteiskunnan lanseeraamia ja kehittämiä tämän vuosisadan muoti- ja avainsanoja.

Tietojohtamisen avainkysymyksiä ovat, miten tietoa pitäisi jalostaa, kehittää, jakaa ja käyttää, hallita sekä johtaa ja miten vanha tieto, muistissa oleva organisatorinen tieto voidaan hyödyntää, levittää, ylläpitää sekä yhdistää ”uuteen” tietoon.

Monet yritykset ovat palkanneet henkilön tai henkilöitä vastaamaan tiedon arkistoinnista, levityksestä ja ylläpidosta. Knowledge manager kehittää tiedon – vanhan ja uuden tiedon – jakelukanavia, toimintatapoja ja rutiineja eli miettii muun muassa sitä, miten tietoa voidaan jakaa tehokkaasti ja tehdä helposti käytettäväksi, näkyväksi ja saataville kaikille organisaation toimijoille.

Knowledge managerin haaste on niin ikään selvittää, miten erityyppinen tieto voidaan saattaa osaksi organisaation muistia eli kaikkien käytettäväksi, haettavaksi ja hyödynnettäväksi. Hyvin usein isoissa yrityksissä toistetaan menneisyydessä tehtyjä virheitä, koska organisaation muisti on ”hukassa” ja tarvittavaa tietoa ei löydy.

Haaste on myös erottaa ja tunnistaa informaation ja tiedon välinen ero. Tieto on enemmän kuin pelkkä informaatio. Liikkeenjohdollinen tieto esimerkiksi käsittää paitsi varaston, myynnin, asiakkaiden, tuotteiden, pääoman, henkilöstön ja logistiikan asiantuntemusta, myös perinteitä, kulttuuria, toimintatapoja, historiaa, arvoja ja normeja. Käytännössä rajanveto informaation ja tiedon välillä on kuitenkin useimmiten häilyvä. Uuden tiedon tuottamisen ja käytön välinen raja on niin ikään useasti vaikea hahmottaa. Uuden luominen, käyttö ja hallinta eivät ole toisiaan poissulkevia vaan kulkevat pikemminkin käsi kädessä.

Organisaatio edellyttää jäsenten välistä työnjakoa, yhteyksiä ja tiedon vaihtamista. Muisti on kyky säilyttää ja palauttaa mieleen menneisyyden asioita ja ominaisuuksia. Muisti ja muistaminen yleensä liitetään yksilöihin. Organisatorinen muisti liitetään oleellisesti myös asiakirjoihin, rutiineihin, toimintatapoihin, informaatioteknologiaan ja niihin tallennettuun organisaation toimintojen dokumentaatioon.

J.P. Walsh ja G.R. Ungson tarkastelevat artikkelissaan Organizational Memory (January, 1991, Academic of Management Review, 16, 1, 57–91) organisaation muistia organisaation näkökulmasta. He määrittelevät organisaation muistille rakenteen, jonka mukaan muistin tallennuspaikkoja ovat yksilöt, kulttuuri, muuntumisprosessit, rakenteet ja ulkoisena tallennuspaikkana arkistot. He määrittelevätkin organisaation muistin hyvin laajaksi. Walsh ja Ungson eivät rajoita käsitettä pelkästään fyysisiin muistin ilmentymiin (dokumentit, asiakirjat), vaan laajentavat käsitettä koskemaan myös yksilöiden käyttäytymistä, fyysisiä ympäristöjä, tuote- ja asianhallintaprosesseja (muuntumisprosessit) ja organisatorista kulttuuria.

Organisatorinen muisti on yrityksen sisäinen säiliö. Organisaation muisti -käsitettä voi ulottaa yksilöiden käyttäytymismalleihin asti, eli ajatukseen, että yksilön käyttäytymistä ohjaavat roolit, jotka ovat osa sosiaalista muistia. Odotammehan lääkäreiden, professoreiden ja juristien käyttäytyvän tietyllä tavalla samoin kuin itsekin käyttäydymme eri tavoin tilanteesta ja roolistamme riippuen sekä omaa sosiaalista muistia hyödyntäen.

Tärkein organisaation muistin tallennuspaikka ovat työntekijät, eli yksittäiset yksilöt. Yksilöiden tallentama eksplisiittinen ja implisiittinen tieto ovat organisaatiossa elintärkeitä, kun ratkotaan ongelmia ja luodaan tietoa. Yksilön muisti on kuitenkin katoavainen.

Yleensä organisaatioissa arvostetaan sitä tietoa, joka yksilöllä jo on valmiina, eikä hänen kykyään ja valmiuksiaan opetella uutta. Tällöin yksilön oppiminen jää sivuun eikä siihen kiinnitetä riittävästi huomiota.

Kun henkilö lähtee organisaatiosta, hänen mukanaan organisaatiosta poistuu huomattava määrä tietoa. Yksilön tieto pitää siis hyödyntää jatkuvissa organisatorisissa oppimisprosesseissa ja tallentaa muistiin (toimintatapoihin, rutiineihin), ennen kuin on liian myöhäistä.

Kirjoittaja on KTM ja jatko-opiskelija Åbo Akademissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Näkökulma: Viis sijoittajavastuusta, pian Suomi pelastaa taas finanssipelureita

    2. 2

      Asuntopula kärjistyy Uudessakaupungissa – ”Tuolla rahalla pitäisi saada enemmän”

    3. 3

      Asuntovelallinen, korkosi laskutapa on muuttumassa – varaudu nousuun

    4. 4

      WSJ: Norwegian aloittaa suorat lennot Euroopasta Yhdysvaltoihin - Liput halvimmillaan noin 60 euroa

    5. 5

      Kalevala Koru irtisanoi noin 100 jälleenmyyntisopimusta - ”Jakelua järjestellään uudelleen”

    6. 6

      Uusi velkaennätys on ovella – maailman yhteenlaskettu velka on käsittämätön summa

    7. 7

      Ex-kokki Tuomaksesta tuli autojen huippumyyjä – näin hän myy auton ja vähän muutakin

    8. 8

      Ruotsissa ollaan lähellä asuntokuplan puhkeamista – ”pitäisi olla jo huolissaan”

    9. 9

      Uutuuskirja: Neuvostoliittolaiset halusivat ranskalaiset kankaat vaatteisiin – Koivisto esti

    10. 10

      Lounaan hinta muuttuu 10 minuutin välein – helsinkiläisravintola kokeilee ensimmäisenä maailmassa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Ex-kokki Tuomaksesta tuli autojen huippumyyjä – näin hän myy auton ja vähän muutakin

    2. 2

      WSJ: Norwegian aloittaa suorat lennot Euroopasta Yhdysvaltoihin - Liput halvimmillaan noin 60 euroa

    3. 3

      Suuri murros edessä – pankkien alettava antaa asiakastietoja ulkopuolisille

    4. 4

      Asuntopula kärjistyy Uudessakaupungissa – ”Tuolla rahalla pitäisi saada enemmän”

    5. 5

      Asuntovelallinen, korkosi laskutapa on muuttumassa – varaudu nousuun

    6. 6

      Kalevala Koru irtisanoi noin 100 jälleenmyyntisopimusta - ”Jakelua järjestellään uudelleen”

    7. 7

      Uusi velkaennätys on ovella – maailman yhteenlaskettu velka on käsittämätön summa

    8. 8

      Lounaan hinta muuttuu 10 minuutin välein – helsinkiläisravintola kokeilee ensimmäisenä maailmassa

    9. 9

      Uutuuskirja: Neuvostoliittolaiset halusivat ranskalaiset kankaat vaatteisiin – Koivisto esti

    10. 10

      Ruotsissa ollaan lähellä asuntokuplan puhkeamista – ”pitäisi olla jo huolissaan”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nämä kuitit kannattaa säästää – ”Silloin kuittien on löydyttävä”

    2. 2

      Joukko tv-kanavia uhkaa pian pimentyä yli 1,5 miljoonassa kodissa

    3. 3

      Suomalaismies aikoo miljonääriksi 500 päivässä – näin hän sen tekee

    4. 4

      51 Siwaa ja Valintataloa suljetaan – tässä koko lista

    5. 5

      Näin suomalainen mies putoaa työelämästä – ”Ajatellaanko todella, että ihmiset haluavat elää tuilla?”

    6. 6

      Venäläismiljardöörin purjelaiva takavarikoitiin – jättimäinen merilelu maksoi 400 miljoonaa

    7. 7

      Metalliliitto: Työpaikalla pidettiin mustaa listaa työntekijöistä – levisi vahingossa kaikille

    8. 8

      Suomalaismies yritti saada 25 000 euron sairaalakuluja vakuutusyhtiöiltä – joutui mustalle listalle

    9. 9

      Uusi eläkemuoto houkuttelee työttömiä – hetken helpotus voi kostautua

    10. 10

      Pian voi alkaa hakea uutta eläketukea – 760 e/kk

    11. Näytä lisää