Valikko

Organisaation muisti

Knowledge management eli tiedon hallitseminen ja johtaminen ovat uusia tietoyhteiskunnan lanseeraamia ja kehittämiä tämän vuosisadan muoti- ja avainsanoja.

Tietojohtamisen avainkysymyksiä ovat, miten tietoa pitäisi jalostaa, kehittää, jakaa ja käyttää, hallita sekä johtaa ja miten vanha tieto, muistissa oleva organisatorinen tieto voidaan hyödyntää, levittää, ylläpitää sekä yhdistää ”uuteen” tietoon.

Monet yritykset ovat palkanneet henkilön tai henkilöitä vastaamaan tiedon arkistoinnista, levityksestä ja ylläpidosta. Knowledge manager kehittää tiedon – vanhan ja uuden tiedon – jakelukanavia, toimintatapoja ja rutiineja eli miettii muun muassa sitä, miten tietoa voidaan jakaa tehokkaasti ja tehdä helposti käytettäväksi, näkyväksi ja saataville kaikille organisaation toimijoille.

Knowledge managerin haaste on niin ikään selvittää, miten erityyppinen tieto voidaan saattaa osaksi organisaation muistia eli kaikkien käytettäväksi, haettavaksi ja hyödynnettäväksi. Hyvin usein isoissa yrityksissä toistetaan menneisyydessä tehtyjä virheitä, koska organisaation muisti on ”hukassa” ja tarvittavaa tietoa ei löydy.

Haaste on myös erottaa ja tunnistaa informaation ja tiedon välinen ero. Tieto on enemmän kuin pelkkä informaatio. Liikkeenjohdollinen tieto esimerkiksi käsittää paitsi varaston, myynnin, asiakkaiden, tuotteiden, pääoman, henkilöstön ja logistiikan asiantuntemusta, myös perinteitä, kulttuuria, toimintatapoja, historiaa, arvoja ja normeja. Käytännössä rajanveto informaation ja tiedon välillä on kuitenkin useimmiten häilyvä. Uuden tiedon tuottamisen ja käytön välinen raja on niin ikään useasti vaikea hahmottaa. Uuden luominen, käyttö ja hallinta eivät ole toisiaan poissulkevia vaan kulkevat pikemminkin käsi kädessä.

Organisaatio edellyttää jäsenten välistä työnjakoa, yhteyksiä ja tiedon vaihtamista. Muisti on kyky säilyttää ja palauttaa mieleen menneisyyden asioita ja ominaisuuksia. Muisti ja muistaminen yleensä liitetään yksilöihin. Organisatorinen muisti liitetään oleellisesti myös asiakirjoihin, rutiineihin, toimintatapoihin, informaatioteknologiaan ja niihin tallennettuun organisaation toimintojen dokumentaatioon.

J.P. Walsh ja G.R. Ungson tarkastelevat artikkelissaan Organizational Memory (January, 1991, Academic of Management Review, 16, 1, 57–91) organisaation muistia organisaation näkökulmasta. He määrittelevät organisaation muistille rakenteen, jonka mukaan muistin tallennuspaikkoja ovat yksilöt, kulttuuri, muuntumisprosessit, rakenteet ja ulkoisena tallennuspaikkana arkistot. He määrittelevätkin organisaation muistin hyvin laajaksi. Walsh ja Ungson eivät rajoita käsitettä pelkästään fyysisiin muistin ilmentymiin (dokumentit, asiakirjat), vaan laajentavat käsitettä koskemaan myös yksilöiden käyttäytymistä, fyysisiä ympäristöjä, tuote- ja asianhallintaprosesseja (muuntumisprosessit) ja organisatorista kulttuuria.

Organisatorinen muisti on yrityksen sisäinen säiliö. Organisaation muisti -käsitettä voi ulottaa yksilöiden käyttäytymismalleihin asti, eli ajatukseen, että yksilön käyttäytymistä ohjaavat roolit, jotka ovat osa sosiaalista muistia. Odotammehan lääkäreiden, professoreiden ja juristien käyttäytyvän tietyllä tavalla samoin kuin itsekin käyttäydymme eri tavoin tilanteesta ja roolistamme riippuen sekä omaa sosiaalista muistia hyödyntäen.

Tärkein organisaation muistin tallennuspaikka ovat työntekijät, eli yksittäiset yksilöt. Yksilöiden tallentama eksplisiittinen ja implisiittinen tieto ovat organisaatiossa elintärkeitä, kun ratkotaan ongelmia ja luodaan tietoa. Yksilön muisti on kuitenkin katoavainen.

Yleensä organisaatioissa arvostetaan sitä tietoa, joka yksilöllä jo on valmiina, eikä hänen kykyään ja valmiuksiaan opetella uutta. Tällöin yksilön oppiminen jää sivuun eikä siihen kiinnitetä riittävästi huomiota.

Kun henkilö lähtee organisaatiosta, hänen mukanaan organisaatiosta poistuu huomattava määrä tietoa. Yksilön tieto pitää siis hyödyntää jatkuvissa organisatorisissa oppimisprosesseissa ja tallentaa muistiin (toimintatapoihin, rutiineihin), ennen kuin on liian myöhäistä.

Kirjoittaja on KTM ja jatko-opiskelija Åbo Akademissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Terrafame-johtaja Ratia toimii myös yhtiön konsulttina – satojen tuhansien palkkiot

    2. 2

      SS: Myykö lapsesi sukkia päästäkseen luokkaretkelle? Yrityksille miljoonabisnes

    3. 3

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    4. 4

      20-vuotiaita autoja huristelee Suomen teillä paljon – tiedätkö, onko yleisin malli Golf, Astra vai Corolla?

    5. 5

      HS: Koulutettuja suomalaisia kaikkoaa ulkomaille – vain harva aikoo palata

    6. 6

      Näkökulma: Kapina jatkuu – Brexit ja Trump olivat vasta alkua

    7. 7

      Alkon kilpailutus hämmentää: 100-vuotiaan Suomen juhlalikööriksi virolainen Vana Tallinn

    8. 8

      Wahlroos: Tässä on Suomen työttömyysongelman perimmäinen syy – ”Ihan käsittämätöntä”

    9. 9

      Keskiansio 160 000 euroa vuodessa – tämä ammattiryhmä vaatii lakoilla lisää

    10. 10

      Raju luku lapsilisien leikkauksista – ”Lisäävät pienituloisuutta”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    2. 2

      20-vuotiaita autoja huristelee Suomen teillä paljon – tiedätkö, onko yleisin malli Golf, Astra vai Corolla?

    3. 3

      Terrafame-johtaja Ratia toimii myös yhtiön konsulttina – satojen tuhansien palkkiot

    4. 4

      Keskiansio 160 000 euroa vuodessa – tämä ammattiryhmä vaatii lakoilla lisää

    5. 5

      Alkon kilpailutus hämmentää: 100-vuotiaan Suomen juhlalikööriksi virolainen Vana Tallinn

    6. 6

      Raju luku lapsilisien leikkauksista – ”Lisäävät pienituloisuutta”

    7. 7

      Näkökulma: Kapina jatkuu – Brexit ja Trump olivat vasta alkua

    8. 8

      Leikkaukset iskivät lapsilisään – mitä menetetyllä summalla saisi?

    9. 9

      HS: Koulutettuja suomalaisia kaikkoaa ulkomaille – vain harva aikoo palata

    10. 10

      SS: Myykö lapsesi sukkia päästäkseen luokkaretkelle? Yrityksille miljoonabisnes

    11. Näytä lisää
    1. 1

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    2. 2

      Kelan pääjohtaja SK:lle ”Miksi ylläpidämme järjestelmää, joka maksaa ihmiselle olemisesta?

    3. 3

      Vakava varoitus Suomelle: ”Nämä kotitaloudet erityisen haavoittuvia”

    4. 4

      Nyt se on lopullista: koeaika menee uusiksi

    5. 5

      Katso, kuulutko velkaisten riskiryhmään – tämä raja ei saisi ylittyä

    6. 6

      Ville, 33, kasvatti menestyvän bisneksen Kiinaan – kuukaudessa 8 000 pakettia elektroniikkaa Suomeen

    7. 7

      Keskiansio 160 000 euroa vuodessa – tämä ammattiryhmä vaatii lakoilla lisää

    8. 8

      Suomalaiset saavat liikaa palkkaa? ”Perheen elo muuttuu selviytymistaisteluksi”

    9. 9

      Alkon kilpailutus hämmentää: 100-vuotiaan Suomen juhlalikööriksi virolainen Vana Tallinn

    10. 10

      Kevytmaito, kahvi, meetwursti, konetiskiaine... Näin paljon arkisten tuotteiden hinnat nousivat 10 vuodessa

    11. Näytä lisää