Valikko

Työkalutesti: Postia töistä

Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita. Tällä kerralla toimittajan arvioitavaksi päätyi sähköpostipalvelinohjelma Microsoft Exchange Server.


En tunne yhtään yritystä tai yrittäjää, joka ei käyttäisi sähköpostia.

Sen sijaan tiedän monia pieniä yrityksiä, joissa firman sisäiset sähköpostiviestit lähetetään julkisen internetin kautta.

Menetelmä toimii, mutta siihen sisältyy turhia työvaiheita ja lisäksi tietoturvaan on kiinnitettävä ylimääräistä huomiota.

Parempi vaihtoehto olisi, että firman sisäiset viestit eivät koskaan poistuisi talon ulkopuolelle. Silloin tarvitaan postipalvelin sisäpostia varten. Samalla palvelimella hoidetaan myös viestit sisään ja ulos.

Tarkoitukseen on lukuisia sopivia tuotteita, joista Exchange Server on yksi käytetyimmistä.

Exchange Server on palvelinohjelmisto, joka asennetaan palvelintietokoneeseen. Ratkaisu ei sovi kaikkein pienimmille yrityksille, koska muutaman käyttäjän tarpeita varten oman palvelimen hankkiminen ja etenkin ylläpitäminen on turhan raskasta.

Exchange Serverin käyttöönoton myötä asioita ei tarvitse enää tehdä manuaalisesti tai moneen kertaan.

Ilman palvelinta esimerkiksi yksinkertaiselta tuntuva yhteystietojen hallinta on käsipelillä tehtynä työlästä.

Kun asiakas ilmoittaa uuden osoitteensa, on se muistettava tallentaa jokaisen käyttäjän ja tietokoneen tiedostoihin. Ja silti jokin päivitys jää tekemättä ja juuri sinne, mistä kaikkein kiireisimmällä hetkellä koetetaan lähettää vaikkapa tarjousta.

Palvelimen käyttö muuttaa tämän. Tiedot tallennetaan keskitetysti vain yhden kerran, jolloin muutoksetkin voidaan tehdä nopeasti. Tuore tieto on välittömästi kaikkien käyttäjien saatavilla.

Toinen Exchange Serverin mahdollistama palvelu on pääsy toisten käyttäjien kalenterimerkintöihin. Automaattisesti työtoverin kalenteria ei pääse tutkimaan, vaan kalenterin omistajan on ensin annettava siihen lupa.

Samalla tavalla käyttäjä voi valtuuttaa toisen lukemaan ja ehkä lähettämäänkin sähköpostia puolestaan. Ominaisuus on hyödyllinen silloin, kun halutaan varmistaa yrityksen toimintakyky ihmisten poissaolotilanteissa.

Pelisäännöt on tietysti sovittava etukäteen. On hyvä aloittaa sopimalla siitä, että työposti on vain työkäyttöön.

Palvelimessa voi myös luoda yhteisiä kalentereita, vaikkapa kokoushuoneen tai firman auton varaamista varten. Samoin voi perustaa yhteisiä hakemistoja.

Microsoft on nivonut MS Outlook -ohjelman saumattomasti osaksi Exchange Serveriä. Yleensä MS Office -pakettien mukana tuleva Outlook saa joukon käyttökelpoisia lisäominaisuuksia, kun se liitetään osaksi Exchange Serveriä.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Kaksi yllättäjää – mitä tapahtui kananmunille ja jauhelihalle?

    2. 2

      Varo perintöloukkua – ”Voi olla järkevää jopa kieltäytyä perinnöstä”

    3. 3

      Barnier: Brexit-neuvotteluille aikaa vain 18 kuukautta

    4. 4

      Yhä useampi on tänään töissä ”Linnan juhlien alkaessa kauppa saattaa hiljetä”

    5. 5

      Yle: Ruotsalainen kauppa on rekisteröinyt Kodin1.com-osoitteen

    6. 6

      Saadaanko Teslan jättitehdas Vaasaan? ”Puhumme tuhansista työpaikoista”

    7. 7

      ”Vei mahdollisuuden huippu-uraan” – entinen opiskelija vaatii Oxfordin yliopistolta miljoonakorvauksia

    8. 8

      WSJ: IBM:n Romettystä tulee Trumpin neuvonantaja

    9. 9

      Wahlroos: Tässä on Suomen työttömyysongelman perimmäinen syy – ”Ihan käsittämätöntä”

    10. 10

      Amazon testaa kassatonta ruokakauppaa – huomaa itse, mitä hyllystä poimitaan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Varo perintöloukkua – ”Voi olla järkevää jopa kieltäytyä perinnöstä”

    2. 2

      Suomalaiset myivät tätä juuri joukolla – nyt suositellaan ostamaan

    3. 3

      Kaksi yllättäjää – mitä tapahtui kananmunille ja jauhelihalle?

    4. 4

      ”Vei mahdollisuuden huippu-uraan” – entinen opiskelija vaatii Oxfordin yliopistolta miljoonakorvauksia

    5. 5

      Saadaanko Teslan jättitehdas Vaasaan? ”Puhumme tuhansista työpaikoista”

    6. 6

      Saitko postia Sammolta? Aikaa ensi keskiviikkoon

    7. 7

      5 vinkkiä – näin siirrät omaisuutta lapsille pienellä verolla

    8. 8

      Suomalainen elää luotolla ”luonnollisena asiana”

    9. 9

      Helsingin työmaita tarkastettiin – työntekijöiden tietoja puuttui yli puolelta

    10. 10

      Teslan valtava akkutehdas halutaan Vaasaan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    2. 2

      Varo perintöloukkua – ”Voi olla järkevää jopa kieltäytyä perinnöstä”

    3. 3

      Nyt se on lopullista: koeaika menee uusiksi

    4. 4

      Katso, kuulutko velkaisten riskiryhmään – tämä raja ei saisi ylittyä

    5. 5

      Keskiansio 160 000 euroa vuodessa – tämä ammattiryhmä vaatii lakoilla lisää

    6. 6

      Vakava varoitus Suomelle: ”Nämä kotitaloudet erityisen haavoittuvia”

    7. 7

      Alkon kilpailutus hämmentää: 100-vuotiaan Suomen juhlalikööriksi virolainen Vana Tallinn

    8. 8

      Suomalaiset saavat liikaa palkkaa? ”Perheen elo muuttuu selviytymistaisteluksi”

    9. 9

      Kevytmaito, kahvi, meetwursti, konetiskiaine... Näin paljon arkisten tuotteiden hinnat nousivat 10 vuodessa

    10. 10

      Nobel-voittaja Bengt Holmström: Suomalaiset saavat liikaa palkkaa

    11. Näytä lisää