Työkalutesti: Postia töistä

Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita. Tällä kerralla toimittajan arvioitavaksi päätyi sähköpostipalvelinohjelma Microsoft Exchange Server.


En tunne yhtään yritystä tai yrittäjää, joka ei käyttäisi sähköpostia.

Sen sijaan tiedän monia pieniä yrityksiä, joissa firman sisäiset sähköpostiviestit lähetetään julkisen internetin kautta.

Menetelmä toimii, mutta siihen sisältyy turhia työvaiheita ja lisäksi tietoturvaan on kiinnitettävä ylimääräistä huomiota.

Parempi vaihtoehto olisi, että firman sisäiset viestit eivät koskaan poistuisi talon ulkopuolelle. Silloin tarvitaan postipalvelin sisäpostia varten. Samalla palvelimella hoidetaan myös viestit sisään ja ulos.

Tarkoitukseen on lukuisia sopivia tuotteita, joista Exchange Server on yksi käytetyimmistä.

Exchange Server on palvelinohjelmisto, joka asennetaan palvelintietokoneeseen. Ratkaisu ei sovi kaikkein pienimmille yrityksille, koska muutaman käyttäjän tarpeita varten oman palvelimen hankkiminen ja etenkin ylläpitäminen on turhan raskasta.

Exchange Serverin käyttöönoton myötä asioita ei tarvitse enää tehdä manuaalisesti tai moneen kertaan.

Ilman palvelinta esimerkiksi yksinkertaiselta tuntuva yhteystietojen hallinta on käsipelillä tehtynä työlästä.

Kun asiakas ilmoittaa uuden osoitteensa, on se muistettava tallentaa jokaisen käyttäjän ja tietokoneen tiedostoihin. Ja silti jokin päivitys jää tekemättä ja juuri sinne, mistä kaikkein kiireisimmällä hetkellä koetetaan lähettää vaikkapa tarjousta.

Palvelimen käyttö muuttaa tämän. Tiedot tallennetaan keskitetysti vain yhden kerran, jolloin muutoksetkin voidaan tehdä nopeasti. Tuore tieto on välittömästi kaikkien käyttäjien saatavilla.

Toinen Exchange Serverin mahdollistama palvelu on pääsy toisten käyttäjien kalenterimerkintöihin. Automaattisesti työtoverin kalenteria ei pääse tutkimaan, vaan kalenterin omistajan on ensin annettava siihen lupa.

Samalla tavalla käyttäjä voi valtuuttaa toisen lukemaan ja ehkä lähettämäänkin sähköpostia puolestaan. Ominaisuus on hyödyllinen silloin, kun halutaan varmistaa yrityksen toimintakyky ihmisten poissaolotilanteissa.

Pelisäännöt on tietysti sovittava etukäteen. On hyvä aloittaa sopimalla siitä, että työposti on vain työkäyttöön.

Palvelimessa voi myös luoda yhteisiä kalentereita, vaikkapa kokoushuoneen tai firman auton varaamista varten. Samoin voi perustaa yhteisiä hakemistoja.

Microsoft on nivonut MS Outlook -ohjelman saumattomasti osaksi Exchange Serveriä. Yleensä MS Office -pakettien mukana tuleva Outlook saa joukon käyttökelpoisia lisäominaisuuksia, kun se liitetään osaksi Exchange Serveriä.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Nokia yllätti: 5g-verkkojen rakennus alkaa jo tänä vuonna

    2. 2

      Lääkäri näpäyttää työnantajia Fennia-lehdessä: Työkyky ei ole pajatso

    3. 3

      Näkökulma: Viis sijoittajavastuusta, pian Suomi pelastaa taas finanssipelureita

    4. 4

      Ex-kokki Tuomaksesta tuli autojen huippumyyjä – näin hän myy auton ja vähän muutakin

    5. 5

      Velkaneuvoja LM:lle: Tästä syystä asuntovelalliset joutuvat maksuvaikeuksiin

    6. 6

      Lounaan hinta muuttuu 10 minuutin välein – helsinkiläisravintola kokeilee ensimmäisenä maailmassa

    7. 7

      Ruotsissa ollaan lähellä asuntokuplan puhkeamista – ”pitäisi olla jo huolissaan”

    8. 8

      Asuntovelallinen, korkosi laskutapa on muuttumassa – varaudu nousuun

    9. 9

      WSJ: Norwegian aloittaa suorat lennot Euroopasta Yhdysvaltoihin - Liput halvimmillaan noin 60 euroa

    10. 10

      Suomen Yrittäjien tutkimus: Enemmistö kannattaa paikallista sopimista - ja vastustaa työtä alle minimipalkan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Näkökulma: Viis sijoittajavastuusta, pian Suomi pelastaa taas finanssipelureita

    2. 2

      Lääkäri näpäyttää työnantajia Fennia-lehdessä: Työkyky ei ole pajatso

    3. 3

      Nokia yllätti: 5g-verkkojen rakennus alkaa jo tänä vuonna

    4. 4

      WSJ: Norwegian aloittaa suorat lennot Euroopasta Yhdysvaltoihin - Liput halvimmillaan noin 60 euroa

    5. 5

      Asuntovelallinen, korkosi laskutapa on muuttumassa – varaudu nousuun

    6. 6

      Velkaneuvoja LM:lle: Tästä syystä asuntovelalliset joutuvat maksuvaikeuksiin

    7. 7

      Ex-kokki Tuomaksesta tuli autojen huippumyyjä – näin hän myy auton ja vähän muutakin

    8. 8

      Asuntopula kärjistyy Uudessakaupungissa – ”Tuolla rahalla pitäisi saada enemmän”

    9. 9

      Kalevala Koru irtisanoi noin 100 jälleenmyyntisopimusta - ”Jakelua järjestellään uudelleen”

    10. 10

      Lounaan hinta muuttuu 10 minuutin välein – helsinkiläisravintola kokeilee ensimmäisenä maailmassa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nämä kuitit kannattaa säästää – ”Silloin kuittien on löydyttävä”

    2. 2

      Joukko tv-kanavia uhkaa pian pimentyä yli 1,5 miljoonassa kodissa

    3. 3

      Suomalaismies aikoo miljonääriksi 500 päivässä – näin hän sen tekee

    4. 4

      51 Siwaa ja Valintataloa suljetaan – tässä koko lista

    5. 5

      Näin suomalainen mies putoaa työelämästä – ”Ajatellaanko todella, että ihmiset haluavat elää tuilla?”

    6. 6

      Venäläismiljardöörin purjelaiva takavarikoitiin – jättimäinen merilelu maksoi 400 miljoonaa

    7. 7

      Metalliliitto: Työpaikalla pidettiin mustaa listaa työntekijöistä – levisi vahingossa kaikille

    8. 8

      Asuntovelallinen, korkosi laskutapa on muuttumassa – varaudu nousuun

    9. 9

      Suomalaismies yritti saada 25 000 euron sairaalakuluja vakuutusyhtiöiltä – joutui mustalle listalle

    10. 10

      Uusi eläkemuoto houkuttelee työttömiä – hetken helpotus voi kostautua

    11. Näytä lisää