Valikko

Työkalu: Tiedosto kokoon kimpassa

Ryhmätyöohjelmisto tehostaa työskentelyä ja säästää rutiineilta. Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita.
Kaikki kollegani ja yhteistyökumppanini ovat netissä. Kaikkien tietokoneet ovat verkossa ja niissä on nettiyhteys töissä, kotona ja reissussa. Senpä takia sähköposti tavoittaakin lähes aina.

Sähköposti on oivallinen väline viestien vaihtoon ja liitetiedostojen lähettämiseen. Sen sijaan yhden ja saman liitetiedoston lähettäminen eri muokkauskertojen välillä käy työstä.

Vastaanota liite, tallenna se omalle koneelle, muokkaa, tallenna muutokset, liitä sähköpostiviestiin ja lähetä - viisi ylimääräistä työvaihetta. Jos sama tiedosto on vain kahden hengen työryhmän käsiteltävänä ja kumpikin tekee korjauksia pariin kertaan, kertyy näitä tiedoston käsittelyyn liittyviä askareita kymmenittäin.

Työpaikan lähiverkossa ei yleensä tarvita liitteitä. Pienessäkin yrityksessä on yleensä jollakin tavoin järjestetty pääsy yhteiseen kansioon, jossa yhteiset tiedostot ovat.

Kun samoja tiedostoja pitäisi työstää kotona, on siihen useita vaihtoehtoja.

Helpointa olisi, jos kotoa saisi etäyhteyden toimistolle. Pienissä yrityksissä aika harvoin saa. Niinpä kotona tehtävät työt on kopioitava erikseen siirrettävälle kiintolevylle, muistitikulle tai kannettavaan koneeseen ja aikanaan takaisin töihin.

Toimivaa, mutta työlästä. Jotkut ratkaisevat asian siten, että lähettävät tarvitsemansa tiedostot itselleen sähköpostitse. Tuplatyölästä.

Kun tiedostoja pitää siirtää vain omaan käyttöön, löytyy aina jokin keino. Kun samat tiedostot pitäisi saada koko työryhmän käyttöön toimiston ulkopuolella, ovat hyvät työkalut tarpeen.

Pienessä yrityksessä laatuvaatimuksia kohottaa se, että työkalun käyttöä varten ei ole omaa henkilökuntaa. Joko yrittäjä on oma mikrotukensa tai sitten tukipalvelu ostetaan ulkoa aina tarpeen mukaan.

Jokapäiväisessä työryhmätyöskentelyssä pitäisi pärjätä omin voimin ja omalla tietotekniikan osaamisella.

Markkinat ovat havainneet tarpeen. Erilaisiin internet-palveluihin on jo vuosien ajan voinut tallentaa tiedostoja.

Kuvien julkaiseminen Flickr:ssa tai videoiden esittäminen You Tubessa on tuttua. Työtiedostojen tallentaminen käy samalla periaatteella, mutta niin, että pääsy rajataan vain oman työryhmän jäsenille.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Kaksi yllättäjää – mitä tapahtui kananmunille ja jauhelihalle?

    2. 2

      Varo perintöloukkua – ”Voi olla järkevää jopa kieltäytyä perinnöstä”

    3. 3

      Saadaanko Teslan jättitehdas Vaasaan? ”Puhumme tuhansista työpaikoista”

    4. 4

      Barnier: Brexit-neuvotteluille aikaa vain 18 kuukautta

    5. 5

      Yhä useampi on tänään töissä ”Linnan juhlien alkaessa kauppa saattaa hiljetä”

    6. 6

      ”Vei mahdollisuuden huippu-uraan” – entinen opiskelija vaatii Oxfordin yliopistolta miljoonakorvauksia

    7. 7

      WSJ: IBM:n Romettystä tulee Trumpin neuvonantaja

    8. 8

      Yle: Ruotsalainen kauppa on rekisteröinyt Kodin1.com-osoitteen

    9. 9

      5 vinkkiä – näin siirrät omaisuutta lapsille pienellä verolla

    10. 10

      Wahlroos: Tässä on Suomen työttömyysongelman perimmäinen syy – ”Ihan käsittämätöntä”

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Varo perintöloukkua – ”Voi olla järkevää jopa kieltäytyä perinnöstä”

    2. 2

      Suomalaiset myivät tätä juuri joukolla – nyt suositellaan ostamaan

    3. 3

      Kaksi yllättäjää – mitä tapahtui kananmunille ja jauhelihalle?

    4. 4

      ”Vei mahdollisuuden huippu-uraan” – entinen opiskelija vaatii Oxfordin yliopistolta miljoonakorvauksia

    5. 5

      Saadaanko Teslan jättitehdas Vaasaan? ”Puhumme tuhansista työpaikoista”

    6. 6

      Saitko postia Sammolta? Aikaa ensi keskiviikkoon

    7. 7

      5 vinkkiä – näin siirrät omaisuutta lapsille pienellä verolla

    8. 8

      Suomalainen elää luotolla ”luonnollisena asiana”

    9. 9

      Helsingin työmaita tarkastettiin – työntekijöiden tietoja puuttui yli puolelta

    10. 10

      Teslan valtava akkutehdas halutaan Vaasaan

    11. Näytä lisää
    1. 1

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    2. 2

      Varo perintöloukkua – ”Voi olla järkevää jopa kieltäytyä perinnöstä”

    3. 3

      Nyt se on lopullista: koeaika menee uusiksi

    4. 4

      Katso, kuulutko velkaisten riskiryhmään – tämä raja ei saisi ylittyä

    5. 5

      Keskiansio 160 000 euroa vuodessa – tämä ammattiryhmä vaatii lakoilla lisää

    6. 6

      Vakava varoitus Suomelle: ”Nämä kotitaloudet erityisen haavoittuvia”

    7. 7

      Alkon kilpailutus hämmentää: 100-vuotiaan Suomen juhlalikööriksi virolainen Vana Tallinn

    8. 8

      Suomalaiset saavat liikaa palkkaa? ”Perheen elo muuttuu selviytymistaisteluksi”

    9. 9

      Kevytmaito, kahvi, meetwursti, konetiskiaine... Näin paljon arkisten tuotteiden hinnat nousivat 10 vuodessa

    10. 10

      Nobel-voittaja Bengt Holmström: Suomalaiset saavat liikaa palkkaa

    11. Näytä lisää