Työkalu: Tiedosto kokoon kimpassa

Ryhmätyöohjelmisto tehostaa työskentelyä ja säästää rutiineilta. Viikoittainen Taloussanomien Työkalu-palsta arvioi erilaisia yrittäjille tarjottavia tuotteita tai palveluita.
Kaikki kollegani ja yhteistyökumppanini ovat netissä. Kaikkien tietokoneet ovat verkossa ja niissä on nettiyhteys töissä, kotona ja reissussa. Senpä takia sähköposti tavoittaakin lähes aina.

Sähköposti on oivallinen väline viestien vaihtoon ja liitetiedostojen lähettämiseen. Sen sijaan yhden ja saman liitetiedoston lähettäminen eri muokkauskertojen välillä käy työstä.

Vastaanota liite, tallenna se omalle koneelle, muokkaa, tallenna muutokset, liitä sähköpostiviestiin ja lähetä - viisi ylimääräistä työvaihetta. Jos sama tiedosto on vain kahden hengen työryhmän käsiteltävänä ja kumpikin tekee korjauksia pariin kertaan, kertyy näitä tiedoston käsittelyyn liittyviä askareita kymmenittäin.

Työpaikan lähiverkossa ei yleensä tarvita liitteitä. Pienessäkin yrityksessä on yleensä jollakin tavoin järjestetty pääsy yhteiseen kansioon, jossa yhteiset tiedostot ovat.

Kun samoja tiedostoja pitäisi työstää kotona, on siihen useita vaihtoehtoja.

Helpointa olisi, jos kotoa saisi etäyhteyden toimistolle. Pienissä yrityksissä aika harvoin saa. Niinpä kotona tehtävät työt on kopioitava erikseen siirrettävälle kiintolevylle, muistitikulle tai kannettavaan koneeseen ja aikanaan takaisin töihin.

Toimivaa, mutta työlästä. Jotkut ratkaisevat asian siten, että lähettävät tarvitsemansa tiedostot itselleen sähköpostitse. Tuplatyölästä.

Kun tiedostoja pitää siirtää vain omaan käyttöön, löytyy aina jokin keino. Kun samat tiedostot pitäisi saada koko työryhmän käyttöön toimiston ulkopuolella, ovat hyvät työkalut tarpeen.

Pienessä yrityksessä laatuvaatimuksia kohottaa se, että työkalun käyttöä varten ei ole omaa henkilökuntaa. Joko yrittäjä on oma mikrotukensa tai sitten tukipalvelu ostetaan ulkoa aina tarpeen mukaan.

Jokapäiväisessä työryhmätyöskentelyssä pitäisi pärjätä omin voimin ja omalla tietotekniikan osaamisella.

Markkinat ovat havainneet tarpeen. Erilaisiin internet-palveluihin on jo vuosien ajan voinut tallentaa tiedostoja.

Kuvien julkaiseminen Flickr:ssa tai videoiden esittäminen You Tubessa on tuttua. Työtiedostojen tallentaminen käy samalla periaatteella, mutta niin, että pääsy rajataan vain oman työryhmän jäsenille.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      51 Siwaa ja Valintataloa suljetaan – tässä koko lista

    2. 2

      Viro aikoo korottaa olutveroa 70 % parhaaseen myyntiaikaan – Olvia jännittää

    3. 3

      Suomalaismies aikoo miljonääriksi 500 päivässä – näin hän sen tekee

    4. 4

      Nämä kuitit kannattaa säästää – ”Silloin kuittien on löydyttävä”

    5. 5

      Yhä useampi menettää kotinsa – ”Ostetaan liian iso talo tai kallis asunto”

    6. 6

      Kelan omat työntekijät huolestuivat ruuhkista: ”Jälleen yksi varoittava esimerkki”

    7. 7

      Asumisunelmat karkaavat: ”Monet yksinäiset vanhukset ovat loukussa”

    8. 8

      Siwojen ja Valintatalojen yt:t päättyivät: 51 kauppaa lopettaa, 206 työpaikkaa katoaa

    9. 9

      ”Suomessa eletään nyt kovinta nousukautta” – palvelualat kasvoivat reippaasti

    10. 10

      Miljoonahankkeen neuvonantaja paljastaa 5 vinkkiä menestykseen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nämä kuitit kannattaa säästää – ”Silloin kuittien on löydyttävä”

    2. 2

      Suomalaismies aikoo miljonääriksi 500 päivässä – näin hän sen tekee

    3. 3

      Karu arvio öljystä: Jos toukokuussa ei tapahdu, romahdus uhkaa

    4. 4

      51 Siwaa ja Valintataloa suljetaan – tässä koko lista

    5. 5

      Kommentti: Toisille pian 200 e/kk enemmän – Lindströmin eläketuki on epäreilu

    6. 6

      Yhä useampi menettää kotinsa – ”Ostetaan liian iso talo tai kallis asunto”

    7. 7

      10 hankalaa kysymystä työhaastatteluista – ja mitä niillä haetaan

    8. 8

      Donald Trumpin ”talvipalatsi” on huikean kallis eliittiklubi – katso hulppeat kuvat kartanosta

    9. 9

      Pian voi alkaa hakea uutta eläketukea – 760 e/kk

    10. 10

      Siwojen ja Valintatalojen yt:t päättyivät: 51 kauppaa lopettaa, 206 työpaikkaa katoaa

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Nämä kuitit kannattaa säästää – ”Silloin kuittien on löydyttävä”

    2. 2

      Suomalaismies aikoo miljonääriksi 500 päivässä – näin hän sen tekee

    3. 3

      50 000 miestä parhaassa iässä ei tee töitä tai opiskele – ”Mitä heille tapahtui?”

    4. 4

      Näin suomalainen mies putoaa työelämästä – ”Ajatellaanko todella, että ihmiset haluavat elää tuilla?”

    5. 5

      Venäläismiljardöörin purjelaiva takavarikoitiin – jättimäinen merilelu maksoi 400 miljoonaa

    6. 6

      Metalliliitto: Työpaikalla pidettiin mustaa listaa työntekijöistä – levisi vahingossa kaikille

    7. 7

      Uusi eläkemuoto houkuttelee työttömiä – hetken helpotus voi kostautua

    8. 8

      Suomalaismies yritti saada 25 000 euron sairaalakuluja vakuutusyhtiöiltä – joutui mustalle listalle

    9. 9

      Pian voi alkaa hakea uutta eläketukea – 760 e/kk

    10. 10

      51 Siwaa ja Valintataloa suljetaan – tässä koko lista

    11. Näytä lisää