Digitoday

Valikko

Intranet nousi Metson keskeiseksi työkaluksi

Intranetin piti alun perin säästää aikaa ja rahaa. Nyt vielä tärkeämmäksi arvoksi on noussut tiedon saaminen oikeaan aikaan oikeassa muodossa.
Intranetin piti alun perin säästää aikaa ja rahaa. Nyt vielä tärkeämmäksi arvoksi on noussut tiedon saaminen oikeaan aikaan oikeassa muodossa.

Intranetillä tarkoitetaan yrityksen sisäistä tietoverkkoa, joka toimii Internetistä tutulla tekniikalla. Intranetiin liittyy tyypillisesti myös ulkoisia osia, joita ovat yrityksen verkkosivu Internetissä ja yhteistyökumppaneille tarkoitetut ekstranetit.

Ekstranetin avulla yhteistyökumppanit saavat tarvitsemansa tiedon, ja verkkosivu on puolestaan yrityksen julkinen "käyntikortti". Intranetillä ei kuitenkaan välttämättä tarvitse olla mitään yhteyttä yrityksen ulkopuolelle.

Intranetit yleistyivät yrityksissä 1990-luvulla. Yrityksissä on toki ennen intranetejä ollut sisäisiä atk-pohjaisia tietokantoja, joiden järjestelmät olivat varsin mutkikkaita. Tietokantojen käyttäminen ei myöskään ollut helppoa tai yksinkertaista. Intranetit toimivat selaimella, yhteisellä verkkoprotokollalla ja standarditekniikoilla.

Visuaalisuus ja helppokäyttöisyys ovat yksi hyvän intranetin tunnusmerkeistä. Intranet yhdistää yritykseen kertyvän tiedon, mahdollistaa nopean yhteydenpidon ja helpottaa työntekoa. Intranetin alkuperäisenä tavoitteena on ollut säästää sekä aikaa että rahaa, mutta sittemmin viestinnälliset edut ovat nousseet tärkeimpään asemaan.

"Aiemmin intranet oli vain yksi ikoni muiden joukossa tietokoneen näytöllä. Nyt siitä on tullut työkalu, jonka yhteyteen muut toiminnot liitetään", tietohallintojohtaja Ismo Platan Metsosta kuvailee.

Esiasteet loivat pohjan

Metso on prosessiteollisuuden koneiden ja järjestelmien sekä huolto- ja asiantuntijapalveluiden maailmanlaajuinen toimittaja. Se syntyi 1999, kun Valmet ja Rauma yhdistyivät. Kummassakin suuryrityksessä oli tuolloin useita erikokoisia ja -näköisiä intranetejä. Niiden pääasiallinen tarkoitus oli levittää yritysten sisällä tietoa Internetin tapaan mahdollisimman monelle. Metson syntymisen myötä intranetillekin löytyi yrityksessä uusia rooleja.

"Silloisten konsernien luomat intranetin esiasteet loivat pohjan, jolle Metson intranetiä alettiin rakentaa", Ismo Platan kertoo. Metson intranet on verkosto, joka koostuu konserni-intranetistä ja sen alla toimivista liiketoiminta-alueiden omista intraneteistä. Sivustojen ulkoasu on yhtenäinen.

"Yhtenäinen ulkonäkö edistää yhteisöllisyyden syntyä. Tuttua käyttöliittymää on myös helppo käyttää, vaikka vierailisikin jonkin toisen liiketoiminta-alueen intranetissä."

Intranet on Metson kokoiselle yritykselle välttämättömyys. Metso on globaali konepajayhtiö, joka toimii 50 eri maassa 30 000 työntekijän voimin. Metsonetiin eli yhtiön tietoliikenneverkkoon on liitetty yli 300 yksikköä ja yli 20 000 työasemaa. Viestinnän ja tiedonkulun merkitys yrityksen toiminnassa on entistä tärkeämpää.

"Intranet on työkalu, jolla yritys tavoittaa työntekijänsä ajasta ja paikasta riippumatta. Intranetiä on mahdoton korvata täysin mitenkään", Platan sanoo.

"Puhelimet ja faksit ovat aivan liian hitaita ison konsernin tarpeisiin. Globaalisuus edellyttää jatkuvaa tiedonkulkua, jota aika ja paikka eivät saa estää", Platan sanoo. Hän muistuttaa, että globaalisuus on eri asia kuin kansainvälisyys. Kansainvälisesti toimivan yrityksen ensisijainen toimintaympäristö on kuitenkin kotimaa, josta käsin hoidetaan yhteyksiä eri puolille maailmaa.

"Globaalin yrityksen toimintaympäristönä on koko maailma."

Globaalistuminen ja tietotekniikan kehitys ovat kulkeneet viime vuosina niin yhtä matkaa, että on vaikea sanoa, kumpi oli ensin. Platan pitää kuitenkin yritysten liiketoiminnan tarpeita ensisijaisina.

"Tekniikka ei ole koskaan itseisarvo. Tietotekniikkaa on kehitetty tukemaan yritysten toimintaa."

Uusin tieto intranetissä

Metsossa pyritään siihen, että intranetissä oleva tieto on aina uusinta.

"Tiedosta tulee vanhaa heti, kun se tulostetaan paperille", Platan määrittelee.

Metson intranetiä kehitetään vuorovaikutteiseen suuntaan ja lisätään osaamisen jakamisen mahdollisuuksia.

"Esimerkiksi Metson IT-henkilöstöllä on oma intranet-osionsa, jonka kautta he voivat pitää yhteyttä toisiinsa. IT-intranetissä on myös kaikki tieto, jota IT-työntekijät työssään tarvitsevat. Vastaavanlaisia osaamiseen pohjautuvia intranetejä on tarkoitus luoda muillekin toiminnoille", Ismo Platan sanoo.

Platan korostaa intranetin sisällön merkitystä. Toimivassa intranetissä on oltava tuorein tieto, mutta siellä on oltava myös muuta työn kannalta keskeistä aineistoa ja erilaisia vuorovaikutteisia palveluita. Tekniikan pitää toimia nopeasti, eikä tiedon löytyminen saa olla liian vaikeaa. Tietoa ei myöskään saa olla liikaa.

"Tarpeellisten palvelujen tuottaminen henkilöstölle on haaste. Työkulttuurissa on myös tapahtunut muutoksia: työntekijöiden on itse hakeuduttava tiedon luo. Ennen tieto ilmestyi työpöydälle sisäisen postin kuoressa", Platan sanoo.

"Intranetin pitää olla houkutteleva, jotta ihmiset ottavat sen osaksi arkipäiväänsä. Olen joskus leikilläni sanonut, että jos palkkatiedot olisivat intranetissä, kävijöitä riittäisi", Platan naurahtaa.

Työelämässä jo pitkään olleet ovat todistaneet työkulttuurin suurta muutosta. Kehityspäällikkö Petri Kyrönviita pitää intranetin kehittämisen haasteena sitä, että ihmiset oppivat käyttämään uusia työvälineitä ja -kaluja.

"Meidän pitää huolehtia koulutuksesta niin hyvin, että ihmiset pysyvät muutosten vauhdissa."

Vasta työelämään tulossa olevat ovat jo opiskeluaikanaan tottuneet käyttämään tietoverkkoja. Platan kokee, että myös työnantajan pitää pystyä vastaamaan työntekijöiden tarpeisiin.

"Vastavalmistuneet ovat tottuneet nykyiseen työkulttuuriin, joten meidän pitää tarjota heille sen tarvitsemat välineet."

Intranet tehostaa tiedonkulkua

Intranetistä saatavia hyötyjä on vaikea mitata suoraan. Yksittäisten sivustojen kävijämäärät on sinänsä helppo laskea, mutta sama ihminen saattaa käyttää päivän aikana useita eri sivustoja. Konsernin sivustossa on Petri Kyrönviidan mukaan kuukaudessa noin 85 000 käyntiä. Luvut eivät kuitenkaan kerro ihan tarkkaan totuutta yrityksen intranetin käytöstä.

"Intranetimme on sivustojen verkosto, joilla on myös yhteisiä osioita. Osiot ovat kyllä teknisesti erillään, mutta käyttäjälle se ei saa näkyä mitenkään. Esimerkiksi erilaisia tietokantoja on noin kuusi tuhatta", Platan sanoo.

Työn tehostumista tai nopeutumista on vaikea mitata tarkkaan. Joissakin tapauksissa on kuitenkin saatu aikaan ihan selkeää säästöä. Metson intranet osoitti tarpeellisuutensa, kun Metso viime vuonna osti ruotsalaisen Svedalan. Intranetiin perustettiin oma, yritysostoa käsittelevä osio.

"Muutostilanteessa intranet on erinomainen väline. Intranetin avulla pystytään nopeasti ja samanaikaisesti saamaan tieto kaikille työntekijöille. Työntekijät voivat myös esittää fuusioon liittyviä kysymyksiä", Platan sanoo.

"Myös sisäinen viestintä on muuttanut toimintamallejaan: esimerkiksi henkilöstölehdet ilmestyvät nykyään verkossa. Samoin yrityksen sisäinen laskutus on siirtymässä verkkoon. Myös jatkuvassa päivittämisen tarpeessa olevien asiakirjojen, kuten puhelinluettelon ja siihen liittyvien hakutoimintojen, sijainti intranetissä on tehostanut toimintaa", Kyrönviita sanoo.

Metsolaisten matkustamista intranet ei ole juuri vähentänyt, mutta Platanin mukaan matkustamista ei ole intranetin avulla varsinaisesti pyrittykään vähentämään.

"Intranet on ehkä vaikuttanut niin, että työmatkojen määrä on pysynyt kasvaneista viestintätarpeista huolimatta ennallaan. Intranetillä on kuitenkin pyritty ensisijaisesti tehostamaan sekä tiedonkulkua että liiketoimintaa."

Hajautettua tuotantoa

Platan ei usko intranetin vähentävän ihmisten välistä sosiaalista vuorovaikutusta, vaikka ihmiset tapaavatkin toisiaan entistä enemmän tietoverkoissa.

"Ihmisellä on tarve kuulua johonkin. Globaalin yrityksen työntekijät toimivat kukin omassa työympäristössään ja maan kulttuurissa. Tärkeää on kuitenkin kuulua myös oman työpaikan globaaliin yhteisöön, ja tässä intranet on merkittäväksi avuksi. Olemme kuin yhtä perhettä."

Metsonetin sisällöntuotanto on osin keskitetty käytännön syistä, mutta suuri osa intranetin tiedosta tuotetaan hajautetusti. Esimerkiksi IT-yksiköt laittavat verkkoon sekä koko konsernia koskevaa tietoa että alueellisesti tärkeitä asioita.

"Kaikki eivät mitenkään voi ylläpitää sivustoa. Homma menee chattailuksi: sisältö kärsii, ja tietoa on vaikea löytää. Intranetin kiinnostavuus kärsii, jos sisältö ei ole hyvää ja tarpeellista."

Ismo Platanin mukaan talon intranet vastaa tulevaisuudessa käyttäjien tarpeita entistä paremmin. Sisäverkosta on tarkoitus tehdä jokaisen henkilökohtainen työkalu. Ensimmäisenä tavoitteena on kuitenkin ulottaa intranet kaikille metsolaisille. Peitto on nyt 95 prosenttia työasemista.

"Intranetin teknistä puolta kohennetaan, jotta tieto kulkisi mahdollisimman nopeasti. Sisältö muuttuu entistä ajantasaisemmaksi. Vuorovaikutteisia palveluja lisätään. Samoin kehitämme sisäisiä sovelluksia ja perustamme uusia maailmanlaajuisesti toimivia sivustoja eri osaamisryhmille", Platan luonnehtii tulevaa kehitystä.

"Matkavaraukset ja -laskut hoituvat jo nyt osin intranetissä. Kehitämme myös raportointimahdollisuuksia ja keskustelukäytäntöjä. Käynnissä oleville projekteille voidaan luoda oma sivusto, joka sisältää projektin sisäistä tietoa ja keskusteluja", Kyrönviita kuvailee.

"Emme ehkä kahden vuoden kuluttua pysty kunnolla kuvailemaan, millainen Metson globaali intranet on. Siitä on tarkoitus tehdä palvelukokonaisuus, joka pitää sisällään päivittäisen työnteon vaatimat työkalut ja tiedot", Platan innostuu.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      SM-liigavalmentaja poltti päreensä – maalivahti juoksi pukukoppiin kesken erän!

    2. 2

      Kruununprinsessa Victoria hurmasi Nobel-gaalassa upeassa juhlapuvussaan: ”Täydet viisi pistettä!”

    3. 3

      Prinsessa Madeleine hehkui jumalaisena roosassa puvussa – Nobel-juhlia edelsi viime hetken pukukriisi

    4. 4

      Suolistosyöpä yleistyy myös nuorilla – tunnista nämä 5 oiretta

    5. 5

      Vuosaaren turma-asunnon naapuri kertoo traagisesta yöstä ja palon tutkinnasta: Kiuas kiinnosti poliisia

    6. 6

      Kaksoissurma Houtskarissa: Vartiolentolaivueen Super Puma -helikopteri vei poliisit tekopaikalle

    7. 7

      Holmström pokkasi Nobelinsa kuninkaalta – Patti Smith unohti seremoniassa laulun sanat

    8. 8

      Kuningatar Silvia säihkyy Nobel-gaalassa muodikkaasti ”diskopallona” – kuin Jaana Pelkonen!

    9. 9

      Guardianin tähtitoimittajalta IS:lle karu ennustus X Factor -finaalista: Näin Saara Aallon käy – yksi äänestäjäryhmä ratkaisee kaiken

    10. 10

      Mitä turmahuoneiston saunassa tapahtui? 4 avointa kysymystä Vuosaaren tragediasta

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Italialaisen mallikaunottaren, 42, härski alastonkuva kauhistuttaa faneja – pani isäpuolensa ja näyttelijä-äitinsä ikuistamaan itsensä jooga-asennossa

    2. 2

      Suolistosyöpä yleistyy myös nuorilla – tunnista nämä 5 oiretta

    3. 3

      Teloituksessa kammottava käänne Alabamassa – teloitettava avasi silmänsä ja haukkoi henkeään

    4. 4

      Kirje viipyi yli viikon postissa – Eero, 32, ei päässyt omaan ylennystilaisuuteensa

    5. 5

      Myrkyttääkö narsisti elämääsi? 7 varoitusmerkkiä

    6. 6

      Sisäpiirin paljastus: Saara Aallolle maksetaan Lontoossa kaikki, Meri-rakas ja ystävät sinnittelevät – ”Hyödynnämme tarjouksia”

    7. 7

      Ystävä petti legendaarisen Sergei Fedorovin – Venäjän supertähti menetti NHL:ssä tienaamansa miljoonat

    8. 8

      Mitä turmahuoneiston saunassa tapahtui? 4 avointa kysymystä Vuosaaren tragediasta

    9. 9

      Saara Aalto ja puoliso Meri saivat X Factor -tuotannolta harvinaisen poikkeusluvan – ”Ovat vanhempia kuin muut”

    10. 10

      Kuhmossa iso poliisioperaatio – partioita Oulun ja Itä-Suomen poliisista

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Poliisi IS:lle: Tällainen tausta Imatran epäillyllä 23-vuotiaalla kolmoismurhaajalla on

    2. 2

      Salkkarit-kaunotar rohkeassa kuvassa – rinnat paistavat läpi henkäyksen ohuesta asusta

    3. 3

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    4. 4

      Hänellä oli Linnan juhlien rohkein iltapuku – IS:n lukijat äänestivät illan räväyttävimmän pukeutujan

    5. 5

      Robinin, 18, Linnan juhlat -asussa mukana yksityiskohta, joka jäi monilta huomaamatta – presidentiltä erityinen pyyntö kättelyjonossa

    6. 6

      Tuulenvire paljasti Donald Trumpin omituisen ”asumokan” – netti sekosi lentokentältä napatusta kuvasta

    7. 7

      Todelliset syyt, joiden vuoksi naiset voihkivat seksin aikana

    8. 8

      Raivostunut Matti Nykänen perui keikkansa Kanarialla – ravintola joutui maksumieheksi: ”V**ut minä mitään keikkaa vedä”

    9. 9

      Linnan jatkoilla nousi hässäkkä – Heikki Lampela ja Hanna Kärpänen sisään vahvassa juhlatunnelmassa: ”Haluan seikkailuja”

    10. 10

      Matti Vanhasen tyrmäävä naisystävä Heidi säväytti Linnassa – sahaperijättären mekko paljasti dekolteen

    11. Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      SM-liigavalmentaja poltti päreensä – maalivahti juoksi pukukoppiin kesken erän!

    2. 2

      Kruununprinsessa Victoria hurmasi Nobel-gaalassa upeassa juhlapuvussaan: ”Täydet viisi pistettä!”

    3. 3

      Prinsessa Madeleine hehkui jumalaisena roosassa puvussa – Nobel-juhlia edelsi viime hetken pukukriisi

    4. 4

      Suolistosyöpä yleistyy myös nuorilla – tunnista nämä 5 oiretta

    5. 5

      Vuosaaren turma-asunnon naapuri kertoo traagisesta yöstä ja palon tutkinnasta: Kiuas kiinnosti poliisia

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Italialaisen mallikaunottaren, 42, härski alastonkuva kauhistuttaa faneja – pani isäpuolensa ja näyttelijä-äitinsä ikuistamaan itsensä jooga-asennossa

    2. 2

      Suolistosyöpä yleistyy myös nuorilla – tunnista nämä 5 oiretta

    3. 3

      Teloituksessa kammottava käänne Alabamassa – teloitettava avasi silmänsä ja haukkoi henkeään

    4. 4

      Kirje viipyi yli viikon postissa – Eero, 32, ei päässyt omaan ylennystilaisuuteensa

    5. 5

      Myrkyttääkö narsisti elämääsi? 7 varoitusmerkkiä

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Poliisi IS:lle: Tällainen tausta Imatran epäillyllä 23-vuotiaalla kolmoismurhaajalla on

    2. 2

      Salkkarit-kaunotar rohkeassa kuvassa – rinnat paistavat läpi henkäyksen ohuesta asusta

    3. 3

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    4. 4

      Hänellä oli Linnan juhlien rohkein iltapuku – IS:n lukijat äänestivät illan räväyttävimmän pukeutujan

    5. 5

      Robinin, 18, Linnan juhlat -asussa mukana yksityiskohta, joka jäi monilta huomaamatta – presidentiltä erityinen pyyntö kättelyjonossa

    6. Näytä lisää