Digitoday

Valikko

Muutos mukaan IT-hankkeisiin

Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.
Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.

Esimerkiksi harvat sähköisten kauppapaikkojen perustajat osasivat todella miettiä, millainen ostoskäyttäytymisen muutos syntyisi puhtaalla sähköisellä kaupalla. Kuluttajat äänestivät rahoillaan ja autoillaan mieluummin sellaisten vaihtoehtojen puolesta, joissa tavaroita voi kosketella, katsella eri suunnista ja ne saa heti käteensä.

Muun muassa oman yritykseni tutkimukset todistavat myös, että hienojen ja monipuolisten ERP-sovellusten bisnesmielessä hyödyllisistä ominaisuuksista on käytössä vain pieni osa. Syy voi olla tietämättömyys, mutta usein myös aikaisempia sovelluksia hankalammat käyttötavat, joita fiksut käyttäjät oikovat liiankin tehokkaasti.

Niinpä IT-projekteissa syntyy usein tilanne, jossa tekniikka toimii hienosti, mutta hyötyä ei synny, kun ihmiset eivät käytä tekniikkaa järjestelmän suunnittelijan ajattelemalla tavalla.

Minusta nämä ovat esimerkkejä siitä, että muutoksen olemusta ei ole etukäteen ymmärretty tai tätä muutosta ei ole osattu toteuttaa käytännössä.

Muutosta ei voi erikseen johtaa

Edellä kuvatut ongelmat eivät korjaannu sillä, että projekteihin perustetaan erillinen muutoksen johtamisen työvirta. Päinvastoin. Erillisestä "muutoshallinnasta" voi seurata enemmän haittaa kuin hyötyä.

Olen törmännyt ihan viime aikoinakin IT-projekteissa erillisen muutoshallinnan tuottamiin ongelmiin, jotka ilmenevät erityisesti ratkaisujen käyttöönoton aikana.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottovaihe sisältää teknisten käyttöönottotoimenpiteiden lisäksi erilaista tiedotusta, tiedotustilanteita ja lopulta käyttäjien koulutuksen.

"Muutosasiantuntijat" ovat kertoneet uuden järjestelmän tarpeellisuudesta ja tehostamisvaikutuksista niin yrityksen kuin käyttäjien tasolla. Hieno tekninen ratkaisu ja siihen perustuvat prosessit ovat selkeitä ja kaikille helppoja.

Uusi IT-ratkaisu saattaa kuitenkin olla mielikuvia huomattavasti hankalampi käyttää eikä prosessikaan kaikkine vaihtoehtoineen ole käytännössä kuvatun yksinkertainen.

Muutoksen onnistumisen kannalta tässä kohtaa tulee helposti inhimillinen ristiriita.

Muutoksia tutkineet asiantuntijathan toteavat, että useita vaihtoehtoja sisältävässä muutostilanteessa ihminen valitsee sen vaihtoehdon, jossa hän suoriutuu parhaiten ja jonka hän arvioi olevan itsensä kannalta edullisin. Jos hankkeen tuottama IT-sovellus ei ole yksittäisen käyttäjän kannalta riittävän hyvä ja käyttö olisi hänen itsensä kannalta epäedullista, tärväytyy muutos nopeasti. Käyttäjä hylkää ison osan ominaisuuksista tai pahimmassa vaihtoehdossa siirtyy muihin tehtäviin ja jopa toiseen organisaatioon.

Jos muutos on tärkeä, ota käyttäjät mukaan

Tällaiset ongelmat voi välttää, jos projektien tavoitteena oleva muutos koetaan todella tarpeelliseksi ja eri näkökulmat yhdistävä muutos rakennetaan sisään projektiin ilman erillistä muutoshallintaa.

Monen teknisesti hienon IT-ratkaisun vaatimat investoinnit olisi jätetty tekemättä, jos todellinen muutostarve olisi selvitetty riittävän laajan käyttäjäjoukon kanssa etukäteen. Toisaalta bisneksen ja ihmisten kannalta tärkeät muutokset olisi voitu saada alkuajatuksia paljon kevyemmillä ratkaisuilla.

Uuden toimintaprosessin edellyttämät taidot ja työjärjestelyt voivat olla ratkaisevasti riippuvaisia siitä, kuin käyttökelpoinen uusi IT-ratkaisu todella on. Toisaalta uudelta pohjalta mietitty tekniikkaratkaisu voi mahdollistaa sellaisia työtapoja ja prosesseja, joita ei erillisinä työvirtoina löydettäisi.

Siksi loogisesti uudet toimintaprosessit ja ihmisten uusi työkäyttäytyminen näissä prosesseissa on mietittävä samalla kertaa kuin prosesseissa tarvittavat tietotekniikkaratkaisut. Tähän työhön tarvitaan sekä uutta luovaa ajattelua että käytännön työtehtävien monipuolista tuntemusta.

Uuden IT-ratkaisun käyttäjiksi ajatellut ihmiset tai ainakin heidän edustajansa on siis kytkettävä projektin läpiviennin suunnitteluun jo aivan projektin alkuvaiheessa.

Muutoksen johtaminen on kokonaisuus

Muutoksen tärkeys ja huolellinen eri näkökulmat yhdistävä suunnittelu ovat vasta lähtökohta todellisten muutosten syntymiseen. Yksi apuväline on jatkuva, yhdensuuntainen tiedotus muutoksen tärkeydestä.

Uusi toimintaprosessi, sitä tukevat IT-ratkaisut ja ihmisten käytännön työt uudella tavalla on otettava käyttöön samalla kertaa.

Projektin lopettaminen ennen uuden toiminnan vakiintumista johtaa useimmiten osittaiseen paluuseen vanhoihin toimintatapoihin. Siksi hankkeen on juurrutettava muuttunut toimintatapa tarkkailemalla prosessin toimintaa, ihmisten osaamista ja tekniikan toimivuutta riittävän kauan varsinaisen käyttöönoton tapahduttua.

Todellista muutosta korostava IT-kehittäminen edellyttää myös uudentyyppistä projektijohtoa. Projektipäällikön on vastattava muutoksen kaikista näkökulmista: ihmisistä, prosesseista ja ratkaisuista. Tämä on suuri haaste kaikille teknohankkeiden vetäjille.

Kirjoittaja on liikkeenjohdon konsultti ja partneri PA Consulting Groupissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Thaimaan-lento yli 21 tuntia myöhässä – Huhut liikkuvat hermostuneiden matkustajien kesken

    2. 2

      Neljä jättihittiä! Tällainen oli Saara Aallon Senaatintorin show – vitsaili Suomen kylmästä säästä

    3. 3

      IS tapasi hurmioituneen Saara Aallon Senaatintorin show’n jälkeen: ”Olen varmaan jossain shokissa”

    4. 4

      Muistatko nämä? Linnan juhlien ikimuistoisimmat tyylit vuodesta 1960

    5. 5

      Juuso-karhun isäntä Sulo, 75, sai kutsun Linnan juhliin – näin hän kertoi asiasta karhulle

    6. 6

      Vaikuttava yllätys kauppakeskuksessa – 200 laulajan flashmob esitti Finlandian sinfoniaorkesterin säestyksellä

    7. 7

      10 huonoa tapaa, jotka pilaavat seksielämäsi

    8. 8

      5 syöpää, jotka voi erottaa paljaalla silmällä

    9. 9

      Tangokuningas Teemu Roivainen matkustaa Lontooseen kannustamaan Saara Aaltoa: ”Finaalissa tulee kovin juttu, mitä voi tehdä lavalla”

    10. 10

      Pohjois-Korean ensimmäinen nainen nähtiin julkisuudessa ensimmäistä kertaa yhdeksään kuukauteen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Brittilehdeltä raju väite Saara Aallon finaalipaikasta: Tuotanto käynnisti selvityksen Suomesta annetuista ”kielletyistä äänistä”

    2. 2

      IS seuraa hetki hetkeltä: Saara Aallolla huikea konsertti Senaatintorilla – jättiyleisö villinä: ”Tää on mieletöntä”

    3. 3

      SUORA LÄHETYS JUURI NYT: Saara Aalto esiintyy Senaatintorilla

    4. 4

      Koko ABC tyhjeni ja Ville, 19, jäi yksin lukkojen taakse: ”Olin istumassa tuolla pimeässä nurkassa – tää mesta suljettiin!”

    5. 5

      Uskomatonta, mutta totta – Aku Ankka ennusti Saara Aallon finaalipaikan jo elokuussa

    6. 6

      Uutisvuoksi julkaisi Imatralla surmattujen toimittajiensa nimet ja koskettavat muistokirjoitukset

    7. 7

      Poliisi: Imatran kolmoissurma tallentui valvontakameroille – ”Teko näkyy kameroissa”

    8. 8

      Pelkkä silmäys kahteen kuvaan riittää: Patrik Laine ja Sidney Crosby ovat kuin yö ja päivä

    9. 9

      Varo perintöloukkua – ”Voi olla järkevää jopa kieltäytyä perinnöstä”

    10. 10

      Torilla tavataan! X Factor -tähti Saara Aalto saapuu tänään esiintymään Suomeen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Poliisi IS:lle: Tällainen tausta Imatran epäillyllä 23-vuotiaalla kolmoismurhaajalla on

    2. 2

      Raju huhu Lewis Hamiltonista – ”Se on yksityisasia”

    3. 3

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    4. 4

      7 yleisen syövän varhaiset varoitusmerkit – tunnista ajoissa

    5. 5

      Raakel Lignellin raju painonpudotus ja tiukka ruokavalio johtivat pysyviin terveysongelmiin: ”Riistäytyi vähän käsistä”

    6. 6

      Tuulenvire paljasti Donald Trumpin omituisen ”asumokan” – netti sekosi lentokentältä napatusta kuvasta

    7. 7

      Perhesyyt eivät painaneet? Mika Salolla teoria Nico Rosbergin lopettamisesta: ”Kukaan ei tajua sitä…”

    8. 8

      Todelliset syyt, joiden vuoksi naiset voihkivat seksin aikana

    9. 9

      Nainen teki ”pettämistestin” poikaystävälleen – lopputulos ei ilahduttanut, videolla jo 6 miljoonaa katselukertaa

    10. 10

      Aleksi Valavuori julkaisi matkakuvan Los Angelesista: maisemaotos paljastuikin Ikean sisustustauluksi – some repesi

    11. Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Thaimaan-lento yli 21 tuntia myöhässä – Huhut liikkuvat hermostuneiden matkustajien kesken

    2. 2

      Neljä jättihittiä! Tällainen oli Saara Aallon Senaatintorin show – vitsaili Suomen kylmästä säästä

    3. 3

      IS tapasi hurmioituneen Saara Aallon Senaatintorin show’n jälkeen: ”Olen varmaan jossain shokissa”

    4. 4

      Muistatko nämä? Linnan juhlien ikimuistoisimmat tyylit vuodesta 1960

    5. 5

      Juuso-karhun isäntä Sulo, 75, sai kutsun Linnan juhliin – näin hän kertoi asiasta karhulle

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Brittilehdeltä raju väite Saara Aallon finaalipaikasta: Tuotanto käynnisti selvityksen Suomesta annetuista ”kielletyistä äänistä”

    2. 2

      IS seuraa hetki hetkeltä: Saara Aallolla huikea konsertti Senaatintorilla – jättiyleisö villinä: ”Tää on mieletöntä”

    3. 3

      SUORA LÄHETYS JUURI NYT: Saara Aalto esiintyy Senaatintorilla

    4. 4

      Koko ABC tyhjeni ja Ville, 19, jäi yksin lukkojen taakse: ”Olin istumassa tuolla pimeässä nurkassa – tää mesta suljettiin!”

    5. 5

      Uskomatonta, mutta totta – Aku Ankka ennusti Saara Aallon finaalipaikan jo elokuussa

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Poliisi IS:lle: Tällainen tausta Imatran epäillyllä 23-vuotiaalla kolmoismurhaajalla on

    2. 2

      Raju huhu Lewis Hamiltonista – ”Se on yksityisasia”

    3. 3

      WhatsApp katoaa miljoonista puhelimista – katso, onko omasi listalla

    4. 4

      7 yleisen syövän varhaiset varoitusmerkit – tunnista ajoissa

    5. 5

      Raakel Lignellin raju painonpudotus ja tiukka ruokavalio johtivat pysyviin terveysongelmiin: ”Riistäytyi vähän käsistä”

    6. Näytä lisää