Digitoday

Valikko

Muutos mukaan IT-hankkeisiin

Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.
Kaikkien projektien tarkoitus on saada aikaan jokin muutos. Jopa puhtaasti tekniikalta vaikuttavat hankkeet muuttavat poikkeuksetta myös ihmisten käyttäytymistä. Joskus inhimillinen muutos parantaa yrityksen toimintaa, mutta usein seurauksena on turhautumista tekniikan toimiessa vajavaisesti ja jopa aikaisempaa huonommin.

Esimerkiksi harvat sähköisten kauppapaikkojen perustajat osasivat todella miettiä, millainen ostoskäyttäytymisen muutos syntyisi puhtaalla sähköisellä kaupalla. Kuluttajat äänestivät rahoillaan ja autoillaan mieluummin sellaisten vaihtoehtojen puolesta, joissa tavaroita voi kosketella, katsella eri suunnista ja ne saa heti käteensä.

Muun muassa oman yritykseni tutkimukset todistavat myös, että hienojen ja monipuolisten ERP-sovellusten bisnesmielessä hyödyllisistä ominaisuuksista on käytössä vain pieni osa. Syy voi olla tietämättömyys, mutta usein myös aikaisempia sovelluksia hankalammat käyttötavat, joita fiksut käyttäjät oikovat liiankin tehokkaasti.

Niinpä IT-projekteissa syntyy usein tilanne, jossa tekniikka toimii hienosti, mutta hyötyä ei synny, kun ihmiset eivät käytä tekniikkaa järjestelmän suunnittelijan ajattelemalla tavalla.

Minusta nämä ovat esimerkkejä siitä, että muutoksen olemusta ei ole etukäteen ymmärretty tai tätä muutosta ei ole osattu toteuttaa käytännössä.

Muutosta ei voi erikseen johtaa

Edellä kuvatut ongelmat eivät korjaannu sillä, että projekteihin perustetaan erillinen muutoksen johtamisen työvirta. Päinvastoin. Erillisestä "muutoshallinnasta" voi seurata enemmän haittaa kuin hyötyä.

Olen törmännyt ihan viime aikoinakin IT-projekteissa erillisen muutoshallinnan tuottamiin ongelmiin, jotka ilmenevät erityisesti ratkaisujen käyttöönoton aikana.

Uuden tietojärjestelmän käyttöönottovaihe sisältää teknisten käyttöönottotoimenpiteiden lisäksi erilaista tiedotusta, tiedotustilanteita ja lopulta käyttäjien koulutuksen.

"Muutosasiantuntijat" ovat kertoneet uuden järjestelmän tarpeellisuudesta ja tehostamisvaikutuksista niin yrityksen kuin käyttäjien tasolla. Hieno tekninen ratkaisu ja siihen perustuvat prosessit ovat selkeitä ja kaikille helppoja.

Uusi IT-ratkaisu saattaa kuitenkin olla mielikuvia huomattavasti hankalampi käyttää eikä prosessikaan kaikkine vaihtoehtoineen ole käytännössä kuvatun yksinkertainen.

Muutoksen onnistumisen kannalta tässä kohtaa tulee helposti inhimillinen ristiriita.

Muutoksia tutkineet asiantuntijathan toteavat, että useita vaihtoehtoja sisältävässä muutostilanteessa ihminen valitsee sen vaihtoehdon, jossa hän suoriutuu parhaiten ja jonka hän arvioi olevan itsensä kannalta edullisin. Jos hankkeen tuottama IT-sovellus ei ole yksittäisen käyttäjän kannalta riittävän hyvä ja käyttö olisi hänen itsensä kannalta epäedullista, tärväytyy muutos nopeasti. Käyttäjä hylkää ison osan ominaisuuksista tai pahimmassa vaihtoehdossa siirtyy muihin tehtäviin ja jopa toiseen organisaatioon.

Jos muutos on tärkeä, ota käyttäjät mukaan

Tällaiset ongelmat voi välttää, jos projektien tavoitteena oleva muutos koetaan todella tarpeelliseksi ja eri näkökulmat yhdistävä muutos rakennetaan sisään projektiin ilman erillistä muutoshallintaa.

Monen teknisesti hienon IT-ratkaisun vaatimat investoinnit olisi jätetty tekemättä, jos todellinen muutostarve olisi selvitetty riittävän laajan käyttäjäjoukon kanssa etukäteen. Toisaalta bisneksen ja ihmisten kannalta tärkeät muutokset olisi voitu saada alkuajatuksia paljon kevyemmillä ratkaisuilla.

Uuden toimintaprosessin edellyttämät taidot ja työjärjestelyt voivat olla ratkaisevasti riippuvaisia siitä, kuin käyttökelpoinen uusi IT-ratkaisu todella on. Toisaalta uudelta pohjalta mietitty tekniikkaratkaisu voi mahdollistaa sellaisia työtapoja ja prosesseja, joita ei erillisinä työvirtoina löydettäisi.

Siksi loogisesti uudet toimintaprosessit ja ihmisten uusi työkäyttäytyminen näissä prosesseissa on mietittävä samalla kertaa kuin prosesseissa tarvittavat tietotekniikkaratkaisut. Tähän työhön tarvitaan sekä uutta luovaa ajattelua että käytännön työtehtävien monipuolista tuntemusta.

Uuden IT-ratkaisun käyttäjiksi ajatellut ihmiset tai ainakin heidän edustajansa on siis kytkettävä projektin läpiviennin suunnitteluun jo aivan projektin alkuvaiheessa.

Muutoksen johtaminen on kokonaisuus

Muutoksen tärkeys ja huolellinen eri näkökulmat yhdistävä suunnittelu ovat vasta lähtökohta todellisten muutosten syntymiseen. Yksi apuväline on jatkuva, yhdensuuntainen tiedotus muutoksen tärkeydestä.

Uusi toimintaprosessi, sitä tukevat IT-ratkaisut ja ihmisten käytännön työt uudella tavalla on otettava käyttöön samalla kertaa.

Projektin lopettaminen ennen uuden toiminnan vakiintumista johtaa useimmiten osittaiseen paluuseen vanhoihin toimintatapoihin. Siksi hankkeen on juurrutettava muuttunut toimintatapa tarkkailemalla prosessin toimintaa, ihmisten osaamista ja tekniikan toimivuutta riittävän kauan varsinaisen käyttöönoton tapahduttua.

Todellista muutosta korostava IT-kehittäminen edellyttää myös uudentyyppistä projektijohtoa. Projektipäällikön on vastattava muutoksen kaikista näkökulmista: ihmisistä, prosesseista ja ratkaisuista. Tämä on suuri haaste kaikille teknohankkeiden vetäjille.

Kirjoittaja on liikkeenjohdon konsultti ja partneri PA Consulting Groupissa.

Kommentit

    Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Suomen ilmakehässä havaittiin mystistä radioaktiivista ainetta – STUK: ”Ei pitäisi olla ilmassa”

    2. 2

      Kummisetä antoi 10-vuotiaalle tyttärelle lahjarahaa – Kela rokotti koko perheeltä 341,52 euroa/kk

    3. 3

      Pariisissa pidätetty ja kotiinsa lähetetty venezuelalaishiihtäjä Adrián Solano, 22, laskeutui Suomeen: ”En ole uskoa tätä”

    4. 4

      Kolmen lapsen yh-äidille annettiin tv-sarjassa 30 000 euroa – törsäsi lähes kaiken neljässä viikossa hajuvesiin ja vaatteisiin: ”Olen pettynyt”

    5. 5

      Anu Saagim haukkui Maria Veitolaa rumaksi suorassa lähetyksessä – Veitola harmistui studioyleisön reaktiosta: ”Yleisö nauraa ja taputtaa”

    6. 6

      Lukiolaistytön viattomasta kuvasta paljastui härski yllätys – mokasta kasvoi maailmanlaajuinen someilmiö

    7. 7

      Brittiaristokraatti Lady Victoria, 40, ilmestyi gaalaan yläosattomissa: Läpikuultava verkkoasu paljasti aivan kaiken: ”Käytännössä alasti”

    8. 8

      Katso kuvat: Vuosia nuoremmaksi -ohjelman ensimmäisestä muuttujamies-Esasta, 52, kuoriutui oikea hurmuri!

    9. 9

      Aavelaiva jumittui kylpylähotellin eteen Saimaalla

    10. 10

      Cheyenne Järvinen avautuu vihdoin Janna Hurmerinnan ja Junon avioliiton tuhonneesta salasuhteesta – Juno kiitti kohukaunotarta jälkikäteen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Sudet tarttuivat 7-vuotiaaseen poikaan Ähtärin eläinpuistossa – vammat vakavia

    2. 2

      Yleinen virhe wc-pöntöllä: Tästä syystä pyttyyn jää helposti ”jarrutusjäljet”

    3. 3

      Huippukokin pari niksiä: Näin syntyy fantastinen makaronilaatikko

    4. 4

      Kummisetä antoi 10-vuotiaalle tyttärelle lahjarahaa – Kela rokotti koko perheeltä 341,52 euroa/kk

    5. 5

      Rakastunut Olli Lindholm kertoo ensi kertaa: Tällainen on uusi naisystävä Eveliina, 35: ”En ole koskaan tavannut hänen kaltaistaan”

    6. 6

      Hurjat rakkauskilot: Vaimo jättää Askon WhatsApp-viestillä yhtäkkiä: ”Miksei soittanut ja kysynyt, voidaanko nähdä?”

    7. 7

      Lukiolaistytön viattomasta kuvasta paljastui härski yllätys – mokasta kasvoi maailmanlaajuinen someilmiö

    8. 8

      Teinitytön murhasta epäilty vangittiin – näytti oikeussalissa keskisormea

    9. 9

      Kimmo, 47, heräsi yöllä karmeaan jysähdykseen – rekan lava syöksyi läpi talon seinästä: ”Ajattelin, että nyt sortuu torppa”

    10. 10

      Cheyenne Järvinen avautuu vihdoin Janna Hurmerinnan ja Junon avioliiton tuhonneesta salasuhteesta – Juno kiitti kohukaunotarta jälkikäteen

    11. Näytä lisää
    1. 1

      Prisman kassamyyjä sai pyörätuolimiehen itkemään Helsingissä – jonossa ollut Jatta riensi apuun: ”Olin niin kiukkuinen”

    2. 2

      MTV: Saara Aalto kärsii kiusallisesta ja kivuliaasta naistentaudista: ”Ei parannuskeinoa”

    3. 3

      Pekka Vähäsöyrinki tunnusti Mika Myllylän haudalla, milloin dopinginkäyttö alkoi: ”Siinä hetkessä annoin periksi”

    4. 4

      Stubb opetti Trumpille faktoja Ruotsista – viesti sytytti kiivaan keskustelun

    5. 5

      Tutkijat tekivät pelottavan löydön merenpohjasta 10 kilometrin syvyydestä

    6. 6

      Kanadan hurmuriministeri sai Ivanka Trumpin pasmat sekaisin – flirttaileva kuva leviää vauhdilla

    7. 7

      Nokialla pahoinpidelty 17-vuotias tyttö on kuollut

    8. 8

      Donald Trumpilta outo viittaus Ruotsiin: ”Katsokaa, mitä tapahtui eilen illalla Ruotsissa – kuka olisi uskonut?”

    9. 9

      Vaikein kuva-arvoitus ikinä? 12 erikoisjoukkojen sotilasta on maastoutunut nerokkaasti tähän kuvaan – kuinka monta löydät?

    10. 10

      Riipaiseva video: Mies kosi tyttöystäväänsä täydessä ostoskeskuksessa – romanttinen ele päättyi järkyttävään nöyryytykseen

    11. Näytä lisää

    Näitä luetaan!

    1. 1

      Suomen ilmakehässä havaittiin mystistä radioaktiivista ainetta – STUK: ”Ei pitäisi olla ilmassa”

    2. 2

      Kummisetä antoi 10-vuotiaalle tyttärelle lahjarahaa – Kela rokotti koko perheeltä 341,52 euroa/kk

    3. 3

      Pariisissa pidätetty ja kotiinsa lähetetty venezuelalaishiihtäjä Adrián Solano, 22, laskeutui Suomeen: ”En ole uskoa tätä”

    4. 4

      Kolmen lapsen yh-äidille annettiin tv-sarjassa 30 000 euroa – törsäsi lähes kaiken neljässä viikossa hajuvesiin ja vaatteisiin: ”Olen pettynyt”

    5. 5

      Anu Saagim haukkui Maria Veitolaa rumaksi suorassa lähetyksessä – Veitola harmistui studioyleisön reaktiosta: ”Yleisö nauraa ja taputtaa”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Sudet tarttuivat 7-vuotiaaseen poikaan Ähtärin eläinpuistossa – vammat vakavia

    2. 2

      Yleinen virhe wc-pöntöllä: Tästä syystä pyttyyn jää helposti ”jarrutusjäljet”

    3. 3

      Huippukokin pari niksiä: Näin syntyy fantastinen makaronilaatikko

    4. 4

      Kummisetä antoi 10-vuotiaalle tyttärelle lahjarahaa – Kela rokotti koko perheeltä 341,52 euroa/kk

    5. 5

      Rakastunut Olli Lindholm kertoo ensi kertaa: Tällainen on uusi naisystävä Eveliina, 35: ”En ole koskaan tavannut hänen kaltaistaan”

    6. Näytä lisää
    1. 1

      Prisman kassamyyjä sai pyörätuolimiehen itkemään Helsingissä – jonossa ollut Jatta riensi apuun: ”Olin niin kiukkuinen”

    2. 2

      MTV: Saara Aalto kärsii kiusallisesta ja kivuliaasta naistentaudista: ”Ei parannuskeinoa”

    3. 3

      Pekka Vähäsöyrinki tunnusti Mika Myllylän haudalla, milloin dopinginkäyttö alkoi: ”Siinä hetkessä annoin periksi”

    4. 4

      Stubb opetti Trumpille faktoja Ruotsista – viesti sytytti kiivaan keskustelun

    5. 5

      Tutkijat tekivät pelottavan löydön merenpohjasta 10 kilometrin syvyydestä

    6. Näytä lisää